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教育中心档案管理制度
为进一步规范中心档案管理工作,特制定本制度。
一、文件的收集和管理
第一条 凡中心及个人在工作活动中形成的反应中心职能、具有查考利用价值的各种门类的文件材料、载体、声像、实物等,均由综合部统一保管。其他部门根据工作需要留存副本。
第二条 中心全体职工应按事件的办理过程,自觉收集有关资料,及时交综合部归档,要保证文件资料的齐全。档案管理人员应及时接受应归档的档案材料,发现档案材料不完整、不规范时,要督促、协助有关人员收集齐全并按规范要求重新整理,确保案卷的完整。
第三条 中心工作活动形成的全部档案为一个全宗。综合部要按照有关规定,科学合理编目、排架和保管。案卷排列方法应统一,前后保持一致,不得任意改动。案卷目录应区别不同保管期限,在一个全宗内,案卷目录不得重复,在一册案卷目录内案卷号不得重复。
第四条 培训通知、会务册、照片、总结等在培训结束后应及时移交综合部归档。
第五条 实物档案的归档范围包括集体获得的表彰、证书、荣誉称号、奖杯、牌匾等。
二、文件的借阅
第六条 综合部保存的各门类、载体的档案可供中心职工利用。凡利用档案、资料者均需办理相应登记、审批手续。
1、中心职工借阅档案时,原则上只能借阅本部门经办归档的案卷。
2、外单位借阅档案,须经综合部负责人或相关领导批准,在指定地点查阅。如有特殊情况需外借,应进行登记。
3、借阅涉密档案、资料,须经综合部负责人批准。
第七条 借阅档案资料,应在指定地点阅览,特殊情况经批准外借阅览,一般不超过5天,确实需要超期的需办理续借手续。
第八条 借阅档案资料者负责对档案、资料的保存和保护,必须做到:
1、对阅览的档案、资料不得擅自拆卷、翻拍、复印。如因工作需要,必须拆卷、翻拍、复制时,应经综合部负责人同意,并统一办理。
2、严禁在档案、资料上填注、涂抹、改写、加点、涂点、划线、污损等。
3、不得转借、丢失档案或擅自将档案带出办公区。
4、借阅档案后,因公出差、学习或病事假等应在之前及时归还所借档案。
5、工作调整或调动时,必须将所借档案还清。
第九条 退还档案资料要点校清楚,检查无误并填写借阅归还目录。
第十条 未经中心领导和综合部负责人批准,不得自行公布档案资料。
三、声像档案的管理
第十一条 声像档案是中心培训活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片配以相应文字说明组成的档案资料的总成。
第十二条 归档范围
1、反映中心主要职能活动的声像资料。
2、上级领导在中心视察、检查工作等有关重大活动的声像资料。
3、记录中心重大事件、活动的声像资料。
4、其他具有保存价值的声像资料。
第十三条 声像资料内容要真实完整,不得对应归档的数码音像进行技术处理和修改。
第十四条 凡归档的声像资料,由综合部进行整理、编辑,必要时加文字说明,进行立卷归档。
第十五条 培训工作中产生的声像资料由责任部门负责收集,进行初步整理,交综合部归档,责任部门留存资料副本。上级领导视察、外单位来访及中心其他重大事件和活动的由综合部负责收集、整理和归档。
第十六条 照片按年度、问题组卷。统一专题、内容的照片依据资料数量的多少组卷。档案盒封面与一般档案相同,填写档号、题目、录制时间等。
第十七条 声像档案应编写相应的文字说明,与档案载体一同存放。附事件、事件、地点、摄影者等说明。
第十八条 归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽取、清洗、消磁和涂改。
四、档案的保密
第十九条 严格遵守国家和省局有关档案安全保管、保密有关规定,确保档案材料的安全,杜绝失密、泄密现象发生。
第二十条 借阅涉密档案必须经中心领导批准,严格登记手续,限定阅读地点。未经原确定密级的机关、单位或其上级机关批准,不准复制和摘抄档案资料;经批准允许复制、摘抄的密件,不得变更密级,不准扩大使用范围。
第二十一条 档案管理人员未经批准不得擅自拍照、复印或私自借出档案和携带档案外出,也不得随便谈及库存档案、涉密档案的内容。
第二十二条 档案管理人员要高度负责,加强档案保密管理,定期对外借档案、涉密文件清理、核对、催退并妥善保管。
第二十三条 发现失密、泄密现象,应及时报告局保密办处理,对违反保密规定的,按有关规定追究责任。
教育中心文件借阅申请单
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文件名称 ? 文件编号 ? 申请部门 ? 申请人 ? 申请日期 ? 拟归还日期 ? 批准意见 年 月 日
教育中心文件借阅登记表
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借阅时间 文件名称 文件编号 借阅人 归还时间 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
教育中心文件复制申请单
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申请单位部门 ? 申请人
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