9档案管理制度.doc

教育中心档案管理制度 为进一步规范中心档案管理工作，特制定本制度。 一、文件的收集和管理 第一条 凡中心及个人在工作活动中形成的反应中心职能、具有查考利用价值的各种门类的文件材料、载体、声像、实物等，均由综合部统一保管。其他部门根据工作需要留存副本。 第二条 中心全体职工应按事件的办理过程，自觉收集有关资料，及时交综合部归档，要保证文件资料的齐全。档案管理人员应及时接受应归档的档案材料，发现档案材料不完整、不规范时，要督促、协助有关人员收集齐全并按规范要求重新整理，确保案卷的完整。 第三条 中心工作活动形成的全部档案为一个全宗。综合部要按照有关规定，科学合理编目、排架和保管。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不得任意改动。案卷目录应区别不同保管期限，在一个全宗内，案卷目录不得重复，在一册案卷目录内案卷号不得重复。 第四条 培训通知、会务册、照片、总结等在培训结束后应及时移交综合部归档。 第五条 实物档案的归档范围包括集体获得的表彰、证书、荣誉称号、奖杯、牌匾等。 二、文件的借阅 第六条 综合部保存的各门类、载体的档案可供中心职工利用。凡利用档案、资料者均需办理相应登记、审批手续。 1、中心职工借阅档案时，原则上只能借阅本部门经办归档的案卷。 2、外单位借阅档案，须经综合部负责人或相关领导批准，在指定地点查阅。如有特殊情况需外借，应进行登记。 3、借阅涉密档案、资料，须经综合部负责人批准。 第七条 借阅档案资料，应在指定地点阅览，特殊情况经批准外借阅览，一般不超过5天，确实需要超期的需办理续借手续。 第八条 借阅档案资料者负责对档案、资料的保存和保护，必须做到： 1、对阅览的档案、资料不得擅自拆卷、翻拍、复印。如因工作需要，必须拆卷、翻拍、复制时，应经综合部负责人同意，并统一办理。 2、严禁在档案、资料上填注、涂抹、改写、加点、涂点、划线、污损等。 3、不得转借、丢失档案或擅自将档案带出办公区。 4、借阅档案后，因公出差、学习或病事假等应在之前及时归还所借档案。 5、工作调整或调动时，必须将所借档案还清。 第九条 退还档案资料要点校清楚，检查无误并填写借阅归还目录。 第十条 未经中心领导和综合部负责人批准，不得自行公布档案资料。 三、声像档案的管理 第十一条 声像档案是中心培训活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片配以相应文字说明组成的档案资料的总成。 第十二条 归档范围 1、反映中心主要职能活动的声像资料。 2、上级领导在中心视察、检查工作等有关重大活动的声像资料。 3、记录中心重大事件、活动的声像资料。 4、其他具有保存价值的声像资料。 第十三条 声像资料内容要真实完整，不得对应归档的数码音像进行技术处理和修改。 第十四条 凡归档的声像资料，由综合部进行整理、编辑，必要时加文字说明，进行立卷归档。 第十五条 培训工作中产生的声像资料由责任部门负责收集，进行初步整理，交综合部归档，责任部门留存资料副本。上级领导视察、外单位来访及中心其他重大事件和活动的由综合部负责收集、整理和归档。 第十六条 照片按年度、问题组卷。统一专题、内容的照片依据资料数量的多少组卷。档案盒封面与一般档案相同，填写档号、题目、录制时间等。 第十七条 声像档案应编写相应的文字说明，与档案载体一同存放。附事件、事件、地点、摄影者等说明。 第十八条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽取、清洗、消磁和涂改。 四、档案的保密 第十九条 严格遵守国家和省局有关档案安全保管、保密有关规定，确保档案材料的安全，杜绝失密、泄密现象发生。 第二十条 借阅涉密档案必须经中心领导批准，严格登记手续，限定阅读地点。未经原确定密级的机关、单位或其上级机关批准，不准复制和摘抄档案资料；经批准允许复制、摘抄的密件，不得变更密级，不准扩大使用范围。 第二十一条 档案管理人员未经批准不得擅自拍照、复印或私自借出档案和携带档案外出，也不得随便谈及库存档案、涉密档案的内容。 第二十二条 档案管理人员要高度负责，加强档案保密管理，定期对外借档案、涉密文件清理、核对、催退并妥善保管。 第二十三条 发现失密、泄密现象，应及时报告局保密办处理，对违反保密规定的，按有关规定追究责任。 教育中心文件借阅申请单 ? 文件名称 ? 文件编号 ? 申请部门 ? 申请人 ? 申请日期 ? 拟归还日期 ? 批准意见 年 月 日 教育中心文件借阅登记表 ? 借阅时间 文件名称 文件编号 借阅人 归还时间 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 教育中心文件复制申请单 ? 申请单位部门 ? 申请人