新信息、文书与档案管理 教学课件 胡伟 卢芳 赵修磊 第九章 档案的整理、保管与统计.pptVIP

第九章 档案的整理、保管与统计 第一节 档案的整理 一、档案整理概述 档案整理是档案管理工作的重要基础环节，经过整理零散无序的档案，使之成为一个系统的整体，档案的鉴定、保管、检索、利用各个工作环节才能顺利开展。 档案分为文书档案，科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品档案），会计档案、人事档案、诉讼档案等专门档案以及照片档案、音像档案、电子档案等特殊载体档案。不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 （一）档案整理的概念 档案整理就是对收集的零散文件材料或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化，建立档案实体秩序，使档案从杂乱到系统、由无序变有序的过程。 （二）档案整理的内容 档案整理内容是：区分全宗、全宗内档案分类、归档文件的整理和编目 （三）档案的分类整理 档案整理的重点是全宗内档案的分类。档案按载体分为纸质档案和特殊载体档案。 1．纸质档案，按门类分为文书（党群、行政类）档案、科技档案、专门档案。 （1）文书档案是机关档案的主体。 （2）专门档案采用专门的分类方法进行分类，如会计档案分为会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资册等类。 （3）科技档案，按科技文件材料的种类分类：如按工程项目分类，以一个基建工程项目的全部科技文件材料为单位进行分类，适用于基建设计、施工单位的科技文件材料的分类；按型号分类，以一种产品和设备的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于产品、设备等科技文件材料的分类；按课题分类，以一个科研课题的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于科学研究、科技文件材料的分类；按时间分类，以记载科技文件材料内容的时间为标准进行分类，一般适用于水文、气象、天文等方面的科技文件材料分类。 2．特殊载体档案，分为声像档案、电子档案、实物档案 （1）声像档案一般分为照片、录音带、录像带等类。 （2）电子档案通常分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等类。 （3）实物档案分为荣誉性实物、失效印章、产品实物等类。荣誉性实物分为可折叠（如奖状、锦旗、证书），不可折叠（如奖杯、奖牌）等类；产品实物档案，按照“产品种类——型号”分类。 3．档案分类方案 全宗内档案分类方案，是用文字、字母或数字标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依据。 一个立档单位的档案是由不同职能部门在各项工作中形成的，由于每个单位的工作职能有所不同，其档案也会有不同门类，如一个乡镇机关在职能活动中会形成文书、基建、设备、会计、声像、国土、司法、乡镇规划与建设、实物等各门类不同载体的档案；一个学校在教学、管理等职能活动中会形成党群、行政、教学、科研、会计、人事、基建、设备仪器、外事、出版、声像及实物等各门类的档案。 我们把有共同属性的档案分为一类，以一个全宗为单位编制本单位各门类档案的分类大纲，即分类编号方案。各单位应当结合本单位的档案工作实际，编制全宗内档案分类编号方案。例举不同性质单位设定的档案分类类目如下： （1）管理型单位(机关、管理型企业、社区、村)类目号用英文字母表示： 文书类(类目号：A)； 基建类(类目号：B)； 设备类(类目号：C)； 会计类(类目号：D)； 人员类(类目号：F)； 声像类(类目号：G)； 实物类(类目号：H)。 （2）生产型企业和科技事业单位(生产企业、医院)类目号用阿拉伯数字表示： 产品类(类目号：0)； 设备仪器类(类目号：1)； 基建类(类目号：2)； 科研类(类目号：3)； 文书类(类目号：4)； 声像类(类目号：7)； 人员类(类目号：8)； 会计类(类目号：9)； 实物类(类目号：10)。 （3） 大学、高职院校、中小学、幼儿园（简称学校）分类类目号用拼音字母表示： 党群DQ； 行政XZ； 教学工作JX； 科学研究KY； 产品生产与科技开发CP 基本建设JJ 仪器设备SB 仪器设备SB 出版CB