设备(仪器)档案整理的方法.docVIP

设备（仪器）档案整理的方法 为加强设备（仪器）档案管理，确保设备（仪器）档案的齐全完整，更好地为工作（教学）服务，必须对设备（仪器）进行科学地分类和规范的管理。 一、拟定规范的并适用于本单位的设备档案的分类方案。 附设备档案的分类方案表（见第5页） 表内内容有： ●类目名称：主要分为办公设备（教学仪器）、交通设备、视听设备、其他设备。 ●分类号：根据类目名称的设定，将设备档案的归档材料分别归类编号。如计算机、汽车示例讲解 ●归档范围：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括合格证、装箱单、产品使用（设备安装）使用说明书、启动光盘、图册、保修卡、发票复印件等）。 ●保管期限：根据设备使用寿命，档案保管到设备报废后五年。一般以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主。 ●备注：需要时填写（一般不填写）。 二、归档时间 外购设备在开箱时，档案人员要到场参加设备开箱、并将随机文件材料及时收集后整理归档。（自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档）。维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。 三、归档要求： 归档的设备文件材料,必须齐全完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。