办公中的数据分析与处理课程.ppt

办公中的数据分析与处理 【本章内容介绍】 在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总、公式与函数运用以及数据关联表格的操作等。 【本章主要知识点】 Excel数据库表格的基本要求 Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设置 Excel数据库表格中的排序 Excel数据库表格中的筛选 Excel数据库表格的分类汇总 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作 Excel公式使用中的常见错误信息 Excel数据分析与处理概述 1．Excel中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。 如图4-1示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。 Excel 2003 的窗口组成 Excel 的启动、退出、新建文件、保存文件、打开文件等基本操作与Word相似。启动Excel 2003 后，系统自动打开一个空工作簿（book1.xls） 几个重要的术语 1.工作簿（Book）： 每个Excel文档都是一个工作簿，每个工作簿由若干张工作表（Sheet）所构成，最多可包含255个表。默认情况下，新工作簿名称为Book1.xls。 2.工作表（sheet） ： 是工作簿里的一页，由单元格组成。每个工作表的网格由65536行（1～65536） 、 256列（A～IV）构成。 3.单元格： 工作表中行列交叉形成的格，是Excel中操作的基本单位。 4.单元格地址： 单元格地址由列坐标＋行坐标（例：A3）构成。 5.活动单元格： 正在使用的单元格（黑色粗边框）称为活动单元格。要输入、处理数据的单元格必须是活动单元格。 几个重要的术语 文本：中文、西文的单词、句子和符号。 数值：数字、小数点、数学符号和货币符号等。 日期的时间：表示日期和时间的数字、符号和分隔符等。 公式：以等号（=）开头由单元格名、运算符和数字组成的字符串。如果单元格中的数据是公式时，则选中该单元格时，其公式在编辑栏中出现，而在单元格中仍是数值，是公式的计算结果 鼠标指针：在Excel工作表中，指针通常是“ 空心大十字 ”；双击某单元格而进入编辑状态时，指针呈“ I ”形；当指针移到选中单元格的右下角时，变为“ 小十字 ”形。 工作表的操作 工作表的含义 插入、删除工作表 右键单击某一工作表标签，选定该工作表，并弹出下面菜单； 点“插入”|“工作表”|“确定”，则在该工作表前插下一新的工作表，名为Sheet4. 若删除工作表，则点击 菜单中的“删除” 工作表的操作 重命名工作表 右键单击某一工作表标签，选定该工作表并弹出一菜单； 点“重命名”，则该工作表名称处于选择状态，改名即可. 标签颜色 选中工作表、右击、选“工作表标签颜色”、选择“颜色” 点击“确定” 隐藏工作表 选中工作表 “格式”|“工作表”|“隐藏” 取消隐藏：“格式”|“工作表”|“取消隐藏”，选择一工作表，点击“确定” 工作表的操作 复制和移动工作表 打开接收工作表的工作簿 选择要复制或移动的工作表，右击、选择“移动或复制工作表”，出现右图； 在“工作簿”列表框中选择目标工作簿， 在“下列选定工作表之前确定位置 如果是移动而非复制，选中“建立副本” 单击“确定”按钮，完成。 单元格的操作 单元格及单元格区域的表示方法 单元格地址：列号行号； B2如右图 单元格区域：“左上角单元格：右下角单元格” B2：D3如右图 选定操作 选定连续单元格区域。 首先将鼠标箭头指向要选定区域的第一个单元格，按住鼠标左键，拖动至要选定区域的最后一个单元格， 选定的区域会变成蓝色，表明这一块区域被选中的状态。释放鼠标左键，一个连续的区域就选定了。 选定不连续单元格区域。 按住【Ctrl】键的同时，逐个单击所要选取的单元格。 选定操作 选定整行（列） 选定单行（列）：在工作表上单击该行（列）的行（列）号。 选定连续行（列）区域： 在工作表上单击该区域的第一行（列）行号（列号），然后按住【Shift】键，再单击最末一行（列）的行号（列号）； 或者拖动鼠标。 选定整个工作表。 单击工作表左上角行号与列号相交处的全选按钮，即可选定整个工作表。 复制或移动单元格 复制和移动操作与Word类似，可以使用菜单命令、工具栏按钮、快捷键、快捷