Excel数据筛选排序公式函数的简单入门.ppt

Excel：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门 版本之争 Excel 2003：手动挡轿车 Excel 2007、2010：自动挡轿车 　　　 版本之争 Excel 2003的现状： 　　　①用户依然占大多数 　　　②2007版或2010版的某些功能的确强过2003版，但基础功能却大同小异，甚至没有变化。 　　 本报告立足基础，示例用Excel 2003版，但尽量不涉及版本功能。 　　　 数据筛选、排序与制表规范 引例 下表是《来访》表的一部分，有问题吗 第一宗罪——日期录入不规范 日期该如何录入？格式统一就行吗？ 日期常见的错误录入方式 　“点”型——以“.”为分隔符录入的日期。 　比如：2011.1.10；13.05.08。 “空格”型——以“ ”为分隔符录入的日期。 　比如：2011 1 10；13 05 08。 　 　 日期常见的正确录入方式 　“减号”型——以“-”为分隔符录入的日期。 　比如：2011-1-10；2013-5-8。 “正斜杠”型——以“/”为分隔符录入的日期。 　比如：2011/1/10；2013/5/8。 　 　 检验日期是否正确 　方法：将单元格格式设置为“常规”，如果日期变为一组数字，就正确。 　 日期的本质 　　　Excel默认的起始日期为1900-1-1，代表第一天，用数字1表示。之后每增加一天，数字就增加1。 　　　2011-1-10距离1900-1-1有40552天，40552+1=40553，因此40553就代表了2011-1-10。 两个日期可以做减法，相减的结果为它们相隔的天数。 　 小技巧——快捷键输入当前日期 　 整改方案 　　　日期按正确的方式录入。 　 第二宗罪——合并单元格严重破坏了数据结构 合并单元格很工整，有什么问题吗？ 问题1：无法使用的排序 　　　合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。所以排序时，会提示错误。 问题2：筛选会出错 为什么会出错 是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。 　 小技巧——“合并及居中”何时使用？ 　　　主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。 整改方案 　　　取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。 　 第三宗罪——数据残缺有空白 单元格没数据就不填写，不行吗？ 真空白VS假空白 　　　单元格有真空白和假空白之分。 真空白是这个单元格“真没有”数据： ①该单元格从未被填写过 ②曾经填写的数据已经被完全删除 真空白VS假空白 假空白是这个单元格“可以有”数据。 　　　假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据，内容为=“”（英文的双引号）。 这是一种空文本的概念。 空文本与0值 　　　空文本在Excel看来也是数据。 　　　而在我们眼中，它是空白。 　　　这和0值一样。 　　　当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。 　　 即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。 　 最严谨的数据记录方式 整改方案 　　　空白单元格都是文本性质，均填写“无”。 方案一： 逐个单元格录入 方案二： 成片的复制、粘贴 方案三： 单元格一键批量录入 　 小技巧——单元格一键批量录入 　　　目的：在已经选定的多个单元格中录入相同的数据。 　　 方法：Ctrl+Enter。 　　　原理： 　　　Ctrl键有复制的功能； Enter代表单元格录入完毕。把它们组合起来，即：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。 　 　 小技巧——单元格一键批量录入 　　　操作很简单，仅需三步。 　　 第一步：选定多个单元格。　 　 小技巧——单元格一键批量录入 　　 第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容。　 　 小技巧——单元格一键批量录入 　　 第三步：压住Ctrl同时按Enter，神奇效果马上显现！　 　 整改结果 　　　 　 第四宗罪——多余的表头 该表头占了2行，有什么问题吗？ 2行表头的实质 　　　 　　　第2行（表头第一行）只有两项内容：“性别”与“询问重点” 　它们对Excel识别某列数据的属性没有任何帮助 　实际上仅仅是文字说明！ 而其他部分，则用了合并单元格 　 2行表头的危害 　　　 　　　 　奇葩的筛选！ 　 整改方案 　　　取消所有的合并单元格。如果文字说明必须保留，同时为了美观，可设置“跨列居中”。 　 小技巧——单元格格式之跨列居中 　　　方法：在首个单元格输入标题，然后选中区域，调出单元格格式设置，再切换到“对齐”标签，将“水平对齐”设置为“跨列居中”。　 小技巧——单元格格式之跨列居中 整改结果 　　　 　 制表规范