Access数据库实用教程 作者 骆耀祖 第六章 报表.pptVIP

第六章 报表 机械工业出版社 本章目录 6.1 报表概述 报表是Access 数据库的对象之一，不仅提供和窗体类似的查阅、新建、编辑和删除数据的方法，而且还提供打印功能，通过报表可以对数据库的数据进行进行分组、汇总和统计等综合整理，从而能够输出按用户需求的数据。 6.1.1 报表的组成 报表的结构和窗体类似，也由节组成，每个报表可以包含7个节，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚和报表页脚。 1. 报表页眉/页脚 2. 页面页眉/页脚 3. 主体 4. 组页眉/页脚 6.1.2 报表的类型 在Access中报表的主要类型主要分为以下四种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。 1. 纵栏式报表 纵栏式报表将数据表的每一条记录以垂直的方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。使用纵栏式报表可以创建一个或两个垂直的列，各个字段的名称都显示在该字段的左侧。 2. 表格式报表 表格式报表实质是一个二维表，由行和列的形式显示记录数据，通常一行显示一行记录、一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。另外，还可以在表格式报表中设置分组字段，显示分组统计数据。 3. 图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系。 4. 标签报表 标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。在Access 中，用户既可以手工设计标签，也可以利用标签向导快速生成所需的标签。 6.2 创建报表 6.2.1 使用“自动报表”创建报表 “自动创建报表”功能是一种快速创建报表的方法，分别可以创建纵栏式和表格式两种类型的报表。在设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 【实例6-1】使用“自动创建报表”方法，创建“课程-纵栏式报表”。 【实例6-2】使用“自动创建报表”方法，创建“课程-表格式报表”。 【实例6-3】使用“报表向导”方法，创建“课程-报表向导报表”。 【实例6-4】使用“图表向导”方法，创建“成绩-图表报表”。 【实例6-5】使用“标签向导”方法，创建“院系-标签报表”。 6.2.2 使用“设计视图”创建报表 在Access中，若使用报表向导的方法用户可以很方便快捷地就能够创建不同类型的报表，但使用这些方法创建的报表形式和功能都比较单一，布局也较简单，往往达不到用户的需求。而使用Access 提供的报表设计视图，既可以设计出生格式与功能更完善的报表，又能对用报表向导所建立的报表进行修改，这种方法一般都能够更好地满足用户的实际需求而创建报表。 使用“设计视图”创建报表一般包含以下过程：创建空白报表指定报表的数据源；添加和删除各种控件；对报表进行排序和分组；计算汇总数据；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 【实例6-6】使用“设计视图”方法，创建“教师信息表”。 6.3 编辑报表 Access为用户提供丰富的报表编辑功能，包括设置报表格式、添加背景图案、添加日期和时间、添加分页符和页码、使用节、绘制线条和矩形等功能。报表设计视图主要为用户提供强大的自定义设置功能，不仅可以创建，还可以按用户需要编辑报表。 6.3.1 设置报表格式 Access 提供了6种预定义的报表格式，即大胆、正式、淡灰、紧凑、组织、随意。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性，也可以只更改部分报表或报表上的控件的外观。 6.3.2 添加背景图案 报表默认的背景是白色的，如果要想修改背景颜色，或者美化报表背景，增加报表的可视性，可以为报表添加背景图片。 6.3.3 添加日期和时间 为报表添加日期和时间是一个常用的操作，Access提供两种方法，分别如下： （1）在“设计视图”中打开相应的报表，单击“插入”菜单，选择“日期与时间”命令。在“日期与时间”对话框中，选择日期和时间格式，单击“确定”按钮。 （2）使用时间函数的方法。首先在报表上添加文本框控件，通过设置其“控件来源”的值为“=NOW（）”或者“=DATE（）”、“=TIME（）”来显示日期与时间。这种方法添加日期和时间控件位置可以安排在报表的任何节中，更方便用户的排版。 6.3.4 绘制线条和矩形 在报表设计中，有时为了达到更好的显示效果，经常还会通过添加线条或矩形来修饰版面。 6.4 报表排序和分组 报表中记录显示的顺序是与数据表的记录一致的，而数据表中记录的排列顺序默认是按照输入的先后排列。 所谓排序，就是对数据表中的记录按照一定特征或者某个字段的升序或者降序进行排列。 而所谓分组，就是把相同字段的记录排列在一起。完成报表的设计之后，可以在报