《档案管理制度及流程2》.docVIP

档案管理制度及流程 目的：建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。 1、档案定义及审批权限： 1.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 1.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。 1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室 1.4档案分级定义： 1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料 1.4.2二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料 1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料 1.5档案使用审批权限： 1.5.1总经理：审批一级档案使用申请。 1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用申请。 1.6行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理 2.1档案分类分级 2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。 2.1.2档案种类包括，但不限于： 2.1.2.1制度性文件股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及会议形成材料、会议记录等计划性文件企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等证件性文书资料法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等汇报性文书资料企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司发言汇报声像资料外学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影资料等题赠性资料上级领导友好个人提供的题词、书画、工艺制品等技术性资料各类工程图纸、竣工资料等移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起立卷时应概括而简洁地写好案卷标题编制好案卷目录，装订整填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整行政人力部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。档案管理员和借阅，保密工作 2.4.9对已到保密期限的档案行政人力部解密对解密档案作一般档案管理，已形成的，审查无误签字后，才能离。 2 档案移交目录 3 档案借阅审批单 4 档案文件借阅登记表 5 档案文件销毁审批清单