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协同办公知识管理平台系统需求分析 【摘要】 信息时代，计算机技术作为新生产力的代表，发展日新月异，计算机管理信息系统在公共管理中的地位也变得越来越重要。计算机信息管理和电子商务技术的发展为企业和单位提供了良好的解决途径和发展空间。同时，Internet 和Intranet 网络出现，则使信息不论在企业、单位内部还是在全球范围内的瞬时传输和高效共享成为可能。因此，为实现我单位内部日常办公、工作档案、公文管理的信息化、网络化，实施“内部协同办公管理平台系统”，该系统主要作用于我单位(由于特殊原因，以下统称“企业”)对某某建设、开发项目的资料管理和单位总体经营运作过程中的行政办公、行政文档审批、工作活动控制的各类事务办理、文件管理等环节的规范化、科学化管理。 【关键词】办公自动化 协同办公 管理平台 系统需求 分析 【正 文】 一、系统概述 （一）系统总体规划企业协同办公基于“协同”的思想，将企业的内外资源，包括企业内部门与部门之间，以及企业与外部的供应商、分销商、服务提供商、客户及其他合作伙伴等整合在一个统一的系统上进行管理，使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织。而基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的、相关联的和充分协同的。企业协同办公超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。系统规划的核心思想是：企业前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组，只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。企业协同办公系统的总体范围为以下几方面的有机结合，最终以运行于企业Intranet网络的协同办公系统作为载体，实现企业多部门、各类多种数据格式的文档的整合、发布、共享和安全存储。 协同办公知识管理平台 面向项目或任务组的协作平台（日程/计划）；工作流事务管理、业务审批、公文流转提供了全面的知识文档管理的框架，对企业的各类文档（图纸，策划文档，行销资料，客户合同等内容）进行规范化的流程管理，并允许用户在任何时间和地点编辑、存储和创建任何类型的文档。 个人办公平台 根据系统管理平台对企业决策层/员工、供应商、合作伙伴、客户等各类系统应用人员的授权和个人的个性化操作界面设置，自动生成适合于个人工作内容和操作习惯的个人工作平台，以满足每类人员高效率工作的需要。 系统管理平台 系统管理平台作为整个协同办公平台中的重要组成部分，在系统架构中起着关键的技术支撑作用。 企业知识门户 企业属于知识密集型的企业，有效的对企业显性知识和隐性知识的管理，是实现企业发展的一个重要环节。协同办公系统的结合知识管理思想实现了企业对知识从积累、共享、利用到创新的全过程的管理。 围绕企业的知识存储、分享、获取、搜索、挖掘，通过业务梳理，建立企业内部的知识地图，包含文档库（确保各类信息、知识的收集、文档库分类归档）；专家管理（提供一个提问和回答的平台）；公共讨论区（沟通的平台，问题归档）；绩效相关（建立形成知识的机制，检验知识积累的情况。） (二) 系统实现目标 系统建设的目的，是帮助企业对业务和财务管理的主要环节实现计算机辅助管理。利用计算机强大的信息处理能力，来解决目前手工作业的数据处理的不准确、统计报表不及时等问题。主要包括以下几点： 1、对于各种经营数据能及时管理、自动上报，上级领导能对上报数据进行汇总、合并和分析，使领导能够及时了解整个企业的经营状况，为其提供决策支持数据，提高企业市场应变能力。 2、通过Intranet 网络使公司对下属各部门的经营运做过程，以业务报表和数据实时查询的形式实施有效的监督。 3、优化企业工作流、提高人员管理工作效率；全面实现准确、及时、丰富的企业管理文件、经营报表、工程项目文件的管理系统，健全文档管理，企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。 4、网络企业管理系统具有企业集团海量数据处理的能力，支持多种数据存储格式，保证企业数据的安全性和处理高效性； 5、整个公司业务的信息化管理，联机、实时查询物料数据； 6、用计算机代替实际工作中的业务需求，包括录存统计、销售统计和单据的自动打印、进销存数据核算、客户资料的保存和分析。 7、优化部门办公工作流程，提高工作效率；全面实现准确、合理物料管理体系，健全资金管理，为企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。 8、为企业的集团化管理和网络信息化数据远程共享打下基础。 二、系统总体设计 （一）系统设计