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关于档案及档案管理 办公室 2015年3月20日 档案的概念 《中华人民共和国档案法》所定义的档案概念：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 档案的作用 档案是过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。 大到民族、小至个人，记忆在于档案的记载和传承。 档案的特点 一、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。 国家机构、社会组织和个人履行职能和发展自我，必然借助一定的载体和手段，而制发各种表达意图的文件便是其重要的载体和手段之一。把日后需要查考利用的文件材料整理保存起来，就成为档案。这些材料都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这种特性，是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。 档案的特点 二、档案是由文件有条件地转化而来的。 文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。档案与文件是处于不同阶段的同一事物。区别在于文件是正在运转使用的文件材料，是现行工作的依据和记载；档案是办理完毕且具有保存利用价值的文件材料，是未来工作的考据和凭证。文件转化为档案是有条件的。 三、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 文件转化为档案的条件 1、办理完毕的文件才能作为档案保存。主要是指履行当时的职责而直接使用材料的工作告一段落，即完成了文书处理程序。 2、对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 3、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。 档案的种类及划分 一个单位，档案实体分成若干类。 按照不同门类和载体区分，分为纸质档案和非纸质档案。 非纸质档案分为磁性、电子等载体类型。 其中磁性载体档案系指以磁性材料为信息载体的档案，如录音带、录像带、软磁盘等。 实物档案：获得的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品、印章等。 纸质档案分为文书档案、科技档案、专业档案等。 电子文件 电子文件：指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 随着信息化的发展，电子文件作为一种新型载体的公文已经越来越普及。 纸质档案的种类及划分 按照《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）规定： 文书档案：指反映党务、行政管理等活动的档案。也称党政档案、行政档案，机关、团体、企业、事业单位等都会形成此类档案材料。 科技档案：指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 专业档案：指反映专门领域活动的档案。 档案工作制度 2000年以来，在机关档案工作方面，国家档案局颁布了行业标准《归档文件材料整理规则》（简称《规则》） 。2006年12月18日，国家档案局第8号令发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。 《归档文件整理规则》的适用范围 《归档文件整理规则》指出：归档文件即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 《归档文件整理规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。 《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 《归档文件整理规则》提出的整理方法与立卷比较，主要有以下不同 1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2、界定“件”的概念时，原则上以一份文件为一件。 《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 3、分类方法固定为保管期限、年度、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线1种。 5、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 7、无需编页号，目录改设“页数”项。 8、归档文件直