档案室管理办法新做.docVIP

南 京 秦 川 汽 车 电 器 有 限 公 司 档案室管理办法 QC/QD-编号待定 版 本 号： A/0 拟 制： 体系管理部 审 核： 批 准： 受控状态： 档案室控制流程 责任部门 流程描述 备注 各个部门资料管理员 档案室管理员 档案室管理员 档案室管理员 档案室管理员 《收文登记薄》 《档案借阅申请表》 《《XS；灯具事业部：DJ；线束事业部：XSS；消声器事业部：XSQ;资材部：ZC；体系管理部：TG,人力资源部：RL;行政部：XZ;信息部：XX; 首先以部门进行分类编号，技术文件以产品型号进行分类存放。 3档案的范围： 人力资源部（编码为 A-RL-0001）,人事档案、员工档案，劳动合同、培训协议、保密协议、人事任命文件及其他人事管理有关的文件； 行政部（编码为 B-XZ-0001）:股东会文件、董事会文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件，公司营业执照、资质证书、政府文件、专利、商标、版权、域名等申请文件及证书技术成果鉴定资料、技术转让合同及其他与知识产权有关文件,公司各类日常通知文件、车辆档案（包括车辆年审等）-TG-0001），质量手册、程序文件、规章制度，记录表单原件，内外审资料，资质证书等，有体系管理部负责管理； 采购部（编码为D-CG-0001），供应商管理和供应商的资料，采购合同，报价单，供方业绩评价表-XS-0001）市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件，客户信息资料等； 财务部（编码为 G-CW-0001）公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等； 线束事业部：（K-XSS-0001）, 设备档案、技术图纸类、 SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等； 灯具事业部（编码为L-DJ-0001）, 设备档案、技术图纸类、 SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等； 五、档案的归档日期与收集整理 1、公司的归档资料实行 “半年度归档”制度，即：每年六月三十日和十二月底前向档案室移交半年的文书档案，技术档案可根据实际情况提前归档，交接时需填写《收文登记簿》。 2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3、会计档案在本单位财务部保存一年后，于次年六月三十日前归档。 4、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。 5、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 六、?档案的归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规定，禁止使用圆珠笔、铅笔等作为书写材料。 七、档案的借阅 1、总经理、副总经理、部长、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，并填写《借阅登记台账》。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门部长或主任办理《档案借阅申请表》送副总经理核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理助理审批，具体按委托书的内容执行。 4、档案借阅者必须做到： 4.1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改 4.2 、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某