第一章电子文件和档案管理.ppt

一 电子文件与纸质文件形成特点的比较 1、电子文件形成与业务活动开展同步进行 4、电子文件数据类型与文件格式多样化 2、电子文件的形成依赖于系统 3、电子文件信息形成与存储分散化 5、电子文件信息生成的动态性 二 电子文件的生命周期 文件生命周期理论的基本内容 文件从形成到销毁或永久保存是一个完整过程 依据文件价值形态的变化可划分为若干阶段 文件与服务对象、保存场所和管理形式之间 存在一定对应关系 （一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 《电子文件管理指南》将电子文件划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护阶段。 （二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释 整个文件运动过程划分为四个阶段 第一阶段：文件的设计、制作形成阶段 （一）孕育期 （二）形成期 第四阶段：文件的永久保存或历史阶段 第三阶段：文件的暂时保存阶段 第二阶段：文件的实现使用阶段 并非所有文件都能一次走完四个阶段的历程，在特殊情况下，某些文件还会做逆向运动，甚至跳跃式向前运动。 第一章 考核要求 1、识记：电子文件、电子档案。 2、领会：电子文件的内涵；电子文件的形成规律。 3、简单应用：电子文件的种类；电子文件与电子档案的关系、电子文件的生命周期。 4、综合应用：电子文件的基本特点和作用；电子文件的原始性。 根据国家档案局2006年的调查，全国电子文件数量已经达到近1.8亿份，总量达15万余GB，其中中央机关电子文件数量高达1.5亿余份，总量达7.5万GB。2006年中央机关及其直属企业事业单位生成的电子文件数量比2005年增长了18.9%，电子文件数量占文件总数的72.7%； 上海市档案馆268万卷档案基本2010年50%数字化，目录检索系统每年点击4.3万次，现已可查1700万页全文，17%。 2011年初，各区县完成世博档案进馆和数字化工作。 2009年交大数字档案馆建成开馆。 2009年徐汇270万页，预计每年300万页。 青浦“十一五”期间投入988万元，完成了395万条档案目录的录入及1300万页档案数字化扫描，数字化率达87%以上，数字档案查档利用率在94%左右 * * 　　 上海市档案人员专业培训系列课程之六 电子文件管理 课程性质： 《电子文件管理》是档案学专业的核心课程之一。它是一门综合性、实践性较强的应用学科。主要以电子文件管理的理论和方法，重点介绍电子文件及其管理概述、电子文件的鉴定、归档和整理、著录与检索、保护、利用、元数据管理以及组织管理等内容，从而为电子文件的科学管理提供知识基础。 学习目的和要求： 让学员能比较全面、系统地了解电子文件管理的基本内容。在理解电子文件管理的一些基本概念、基本原理以及电子文件及其管理变化规律的基础上，掌握电子文件管理的基本方法和技能，并能运用所学知识科学地开展电子文件管理的基础工作。 第一章　电子文件概述 学习目的和要求： 了解现代信息技术发展对档案工作的影响；电子文件的产生及其形成规律。掌握电子文件的原始性与法律证据效力；电子文件的生命周期理论。熟练掌握电子文件的内涵、基本特点和作用。 第一节 电子文件的概念和种类 一、信息技术的发展对档案工作的影响 二、电子文件的来源 办公自动化（OA） 计算机辅助设计和辅助制造（CAD/CAM） 模数转换（扫描仪、数码相机和摄象机等） 电子商务（E-business） 收发邮件（E-mail） 1、“机读文件”定义 通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器才能存取。 “机读文件”和“电子文件”名称使用年代 机读文件：1890年——20世纪80年代 电子文件：20世纪90年代初开始 三、电子文件的概念 首先是文件，应该满足文件的所有要求 是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理 电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码 形式存储于磁带、磁盘等载体，依赖计算机等数 字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》 2、电子文件的定义 电子文件与电子信息的区别 电子信息：不具有凭证价值，不是档案学中研究的文件，如电子图书、电子杂志、电子消息，甚至病毒、乱码只能是电子信息，不是电子文件。 电子信息＋文件＝电子文件 四、电子文件的种类 从不同角 度分类 按存储载体分类 按文件信息存在形式分 按文件生成方式分 按文件的属性分类 按文件组成方式分类 按文件的功能分类 按电子文件的信息存在形式分类 文本文件 数据文件 声音文件 影像文件 命令文