人事档案室管理制度.doc

人事档案室管理制度 　　人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。 　　档案管理费首先是用于档案封装保存的装订、档案盒等文具费约30元，其次是人员经费、场地费、日常运营这三大支出。如果在机关或国企，一般不用自行承担管理费用。同时，部分企业也会为职员报销管理费，但有的企业为留住人才，常开出任职3年后才能报销的规定。如果不属于这些范围，就要自行缴纳管理费了。从2016年元旦起，全国都将取消档案管理费，财政拨款解决档案管理问题。 　　公司人事档案管理制度 　　一、总 则 　　第一条 为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。 　　第二条 集团公司员工档案实行分级管理 　　由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。 　　(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。 　　(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。 　　(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。 　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。 　　第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。 　　二、人事档案的建立 　　第四条 新建人事档案收集范围 　　由人力资源部门直接形成的材料： 　　(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。 　　(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。 　　(三)工资调整审批表。 　　(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。 　　(五)考核、考勤或其它类材料。 　　(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。 　　(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。 　　(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。 　　(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。 　　(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。 　　通过其它渠道形成的材料： 　　(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。 　　(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。 　　(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。 　　(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。 　　(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。 　　(六)在原工作单位形成的有关档案材料。 　　(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。 　　(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。 　　(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。 　　第五条 人事档案归档材料要求 　　归档材料应具备的条件： 　　(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。 　　(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。 　　(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。 　　(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。 　　(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。 　　应妥善处理不应归档的材料： 　　(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。 　　(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。 　　(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，