公文線上簽核系統常用QA1.公文線上簽核系統何處下載或.PDFVIP

公文線上簽核系統常用QA 1.公文線上簽核系統何處下載或連結？如何進入系統 答：(一)連結網址.tw/ifdworkflow2_ndhu/ 。 (二)學校首頁→教職員/網頁右上方 ，以學校e-mail 帳號 、密碼即可登入 。 (三)學校首頁→總務處/網頁右上方 ，以學校e-mail 帳號 、密碼即可登入 。 2.客服人員的電話？ 答：校內直撥2046 、2047 分機 。 3.對校外發文，何者情況須採紙本簽核？ 答：本系統實施後，發文之公文及附件，均以線上簽核為原則，惟如對校外發文有下列情事 之一者，應採紙本簽核 。 (一) 密件公文或需要保密之公文 。 (二) 公文附件大小為2MB 以上。 (三) 公文保存年限30 年(含)以上。 (四) 附件為實體的公文： 1 、海報、大型圖書或已裝訂成冊之預算書、計畫書、合約書、報告書、建議書等大 型附件。 2 、有價證券、支票、現金、收據、原始憑證及需要用印之文件等。 3 、附件屬性或格式特殊者，如光碟、磁片、磁帶、實體物品等。 (五) 緊急或特殊公文：當線上簽核系統無法運作時，緊急公文或特殊公文，可經一級主 管同意後採紙本簽核。 4.對校內發文之公文附件容量為何？校外發文附件容量為何？ 答：校內發文附件可超過10 頁，最大容量可達10MB 。校外發文附件目前設定2MB 以內。 5.紙本線上簽核如何歸檔？ 答：(一)本文及附件頁碼分開計算 ，按文件產生時間先後順序，早者在下，晚者在上。若案 件共有5 個單頁，則於案件第 1 頁正面右下方用鉛筆寫1/5 ，第2 頁為2 ，餘此類 推。） (二)若有公文信封隨文歸檔者，公文信封要編寫頁碼。 (三)若公文有實體附件隨文發出者，請於電子簽核或紙本上加註意見「附件隨文發出」。 6.公文用印 答：(一)使用「用印申請書」者，依往例不使用公文線上簽核系統，陳核後逕送文書組即可。 (二)使用公文線上簽核系統 ，承辦人依例於公文頁面加註意見 「公文陳核後送文書組用 印」。 7.改分與重分的區別？ 答：跨一級單位使用改分，由總收文人員依原收文單位建議改分至新單位；一級單位內(處、 院、系、中心)使用重分 ，公文將退給單位登記桌重分 。 8.針對來文所創的便簽，在文面上是否可以看到文號？ 答：便簽文稿右下方顯示該來文的條碼及文號 。 9.主管代決的公文，校長可以查詢的到嗎？ 答：可以，校長可查詢全校公文。 10.主管審核公文一定要加註意見嗎？ 答：最後決行之主管須加註意見，會辦主管則無此限制。 11.有公文時，系統會發送通知信嗎？ 答：系統對沒有簽收之 「待處理公文」、「電子佈告欄」、「副知檢視」發出通知信。 12.公文系統的代理設定與差勤系統有同步嗎？預約代理與預設代理有何不同？有信件通知 代理人？ 答：(一)有同步。 (二)預約代理有預訂起訖時段，預設代理沒有。 (三)系統會發信件通知代理人。 13.如何使用 「代為決行」鍵？ 答：選取「代為決行」鍵，並選取「儲存」鍵，否則系統不會自動儲存。 14.公文傳閱時按錯受文者 ，有辦法抽回來嗎？ 答：傳閱像寄e-mail 一樣，寄出就沒辦法抽回 ，請慎用傳閱功能。 15.公文製作時，當關閉該視窗後再進入，製作的內容是否還存在嗎？ 答：公文製作時 ，須按儲存鍵才會儲存內容。 16.校外來文若受文者為老師或系所之公文，應如何處理？ 答：校外來文 （電子文或紙本文），受文者為單位或系所之公文 ，總收文暫不掛文號 ，各單 位請至公文交換信箱領回後自行處理。如需要掛文號 ，請至總收文掛文號 。 17.電子簽核公文中途想改為紙本簽核，應如何處理？ 答：依規定須退回原承辦人 ，原簽核公文文號仍可續用 ，但原公文流程須重新設定 。 18.請問可以把WORD 文字用剪貼方式貼上公文系統嗎？捷成檔案內的文字copy 到電子公文 系統會出現很多空白，且無法修改？ 答：(一)可複製WORD 內文，標號的部分線上公文簽核系統會自動產生。 (二) 因不同編輯系統的設定會有不同的控制碼，不建議再使用捷成系統來繕打公文。 19.對校外電子交換公文附件上傳檔案類型有限制嗎? 答：附件檔案類型無限制 。 20.附件修改方式？ 答：無法直接在附件上作