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文書流程管理作業說明 報告人：游淑貞 文書流程管理作業說明 壹、公文流程作業規範 一、目的： 為有效處理並管制本校公文 流程，建立文書作業制度， 以提高公文品質，進而提昇 行政效率。 文書流程管理作業說明 二、公文處理作業 （一）公文之機密等級區分： 絕對機密、極機密、機 密、密。 （二）公文之時間等級區分： 最速件、速件、普通件。 文書流程管理作業說明 三、公文處理時限： 1.最速件： 1 日。 2.速 件： 3 日。 3.普通件： 6 日。 4.限期公文：應依其規定期限辦 理。 5.其他： 文書流程管理作業說明 四、本校公文卷宗區分 1.最速件：紅色卷宗 。 2.速 件：紅色卷宗 。 3.普通件：白色卷宗 。 4.機密件：黃色卷宗。 文書流程管理作業說明 五、公文之處理 1.重要文稿之陳判，應由承辦人員或 單位主管親自送核。 2.文書處理，應以隨到隨辦送為原則 ，不得無故積壓公文。 3.任何文書均需記載年、月、日、時。 文書流程管理作業說明 五、公文之處理 4.文書處理過程中之有關人員，均應於文之 適當位置加蓋職章或簽名，並註明時間以 明責任。 5.承辦單位因故遺失收文編號之公文，經原 發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應 沿用原收文日及原收文號。 文書流程管理作業說明 五、公文之處理 6.會辦之文件，受會單位應視同速件辦 理，會畢後傳遞公文至下一會辦單位 ，如無下一會辦單位，則須呈上級單 位核判，如有延遲則由受會單位負責。 文書流程管理作業說明 五、公文之處理 7.各單位承辦經總收文掛號之文件，於 結案後均應送還文書組歸檔。 文書流程管理作業說明 六、公文之收發 1.總收發 2.單位收發 文書流程管理作業說明 七、公文之分文 郵件經總收發、分類、登錄、篩選後由文書組作來文登錄及分文，再交由各單位承辦人簽收辦理。 文書流程管理作業說明 八、公文發文作業流程 1.簽擬公文完成後，依決行層級呈辦、會 稿、核稿（秘書）、決行。 2.決行後，公文由文書組統一用印後發 文，若有誤時再知會文書組進行修正並 重新用印後發文。 文書流程管理作業說明 九、文書稽催作業流程 1.文書組稽催人員定期查催，每二週製作 稽催通報表，通知並提醒各承辦人，催 辦公文並歸檔外，同時亦會知處室主管 督導。 文書流程管理作業說明 九、文書稽催作業流程 2.承辦人員於接獲催辦單後應於三日內簽 辦完畢並完成歸檔。 3.定期呈報催辦公文統計表，校長核閱後 分送各單位參考。 文書流程管理作業說明 九、文書稽催作業流程 4.依規定每三個月及半年由文書組呈報中 辦室季報表及半年報表，供上級考核。 文書流程管理作業說明 貳、公文處理流程說明 公文流程 A （第一層決行：校長決行） 文書流程管理作業說明 貳、公文處理流程說明 公文流程 B （第二層決行：一級單位主管主 任決行） 文書流程管理作業說明 貳、公文處理流程說明 公文流程C （第三層決行：二級單位主管組長 決行） 一、收文作業流程 二、發文作業流程 三、用印作業流程 四、歸檔作業流程 五、稽催作業流程 六、調卷作業流程 簡報完畢 敬請指教 * *