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构建数字化档案馆之设想 ?????????????????? ???? 来源：云南省楚雄州档案馆 　 作者：李洪波 我们的时代正以空前快速的步伐走向信息时代，信息时代的最大特征就是几乎所有的信息都能被转化为可被计算机识别和处理的“1” 、“0”代码进行管理，因而在某种程度上说，信息时代又被称为数字化时代，在这样的环境下，构建数字化档案馆也就成为历史的必然。 数字化档案馆及其特征 由于笔者孤陋寡闻，至今还未见到关于数字化档案馆的权威定义，笔者认为考察一个档案馆是否是数字化档案馆，应具备以下的特征： （一）、馆藏信息数字化。数字化档案馆和传统档案馆的最大区别就在于数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，这些信息能直接被计算机识别和处理，并且可分为机读型和网络型，机读型指的是由单台计算机处理的信息，网络型指的是可以通过因特网进行远程传递的信息。 （二）、馆藏资源的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，资源共享是数字化档案馆的不二法则，因而在维持一定量的实体档案的同时，数字化档案馆还注重通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。 （三）、信息传递网络化。数字化档案馆由于其保存的信息是数字式信息，在传递的过程中可以进行同时多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时间和空间的限制，提高了信息利用率。 （四）、信息检索智能化。数字化档案馆在检索中通过计算机进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。 （五）、用户使用方便化。数字化档案馆的用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。 从数字化档案馆的特征可以得出数字化档案馆的定义应为：以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。是采用现代高新技术的数字信息资源系统，是没有时空限制的、便于使用的、超大规模的知识中心。 建设数字化档案馆的必要性和紧迫性 （一）、这是时代发展的需要。我们的时代已经进入了信息时代，计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外，从80年代开始，计算机就已经开始用于档案管理，但由于众多的原因，各个档案馆的计算机管理档案大多还只处于部份档案的计算机检索，统计等方面，计算机这一先进技术在档案馆工作中并没有发挥其应有的作用和价值。档案工作中的老大难问题----社会提出的档案利用需求与档案馆所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾一直难以解决，更谈不上建设数字化档案馆，可以说档案馆的信息化过程与社会的信息化过程是不同步的。同图书馆部门相比，我们不难看出档案馆的差距，中国数字图书馆工程已进入实质性操作阶段，国家图书馆开通了千兆位馆域网，并与CHINANET（中国公用计算机网）、CERNET（中国教育科研网）、CNCNET（中国网通公用互联网）等四大骨干网络及有线电视网实现互联，信息基础设施逐步完善，“SGML的图书馆应用”、“数字图书馆试验环境及演示系统”已经完成，正在进行着国家科技项目“中国试验型数字式图书馆”、国家863项目—“知识网络----数字图书馆系统工程”等，同时国家图书馆加快了文献数字化进程，1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已达5000万—6000万页全文影像数据，国家图书馆在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术路线等方面已经积累了一定的经验，其网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。（注1）不难看出档案馆如果还不重视数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法溶入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。 （二）、馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，建设数字化档案馆不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与建设国家信息高速公路的具体体现，是在信息时代我国参与国际竞争的坚实文化保障系统的一个组成部分，也是建设我国技术创新体系中信息流通渠道的一个组成部分。 （三）、冯惠玲教授早在1992 年就指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，并且提出了将文书处理部门、机关档案室和档案馆的数据工作联系起来的三位一体的数据工作组织模式，（注2）这一模式在今天看来仍有指导意义，今天我们建设数字化档案馆其核心还是建设档案信息数据库群，并通过计算机网络进入信息交流的大动脉----互联网，从而改变目前互联网上中文信息缺乏的局南，对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。 （四）、数字化档案馆以其对信息的进一步加工整理和有序组织，为利用者提供了更多更有效的档案信息，这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉