康寧專校公文處理辦法-秘書室.docVIP

康寧醫護暨管理專科學校公文處理辦法 民國89年12月20日行政會議通過 民國101年12月11日行政會議俢訂 第一章 通則 第一條 本辦法參照行政院秘書處之「文書處理檔案管理手冊」及本校實際需要訂定之。 第二條 本辦法所稱公文書者，指本校有關公務之文書及檔案均屬之。 第三條 本校內部行文單位區分有學術單位、行政單位及行政二級以上單位等之處、室、中心、組。凡不屬於以上單位，如有需要得行文之。 第四條 公文處理時限基準： 一、最速件隨到隨辦。 二、速件不超過三天。 三、普通件不超過六天。 四、管制限時公文依限辦理。 第五條 辦文遇有左列情形之一者，得以「速件」或「最速件」時限處理。 一、來文須在近日完成者。 二、上級臨時交辦事項須於近日內完成者。 三、偶發事件須做緊急處理者。 四、其他意外事件須做立即處理者。 第六條 送請核判之電子公文，應依下列顏色區分其處理時限： 一、最速件及其會辦案件使用黑字紅底顯示。 二、速件及重要文件使用黑字藍底顯示。 三、普通件使用黑字白底顯示。 送請核判之紙本公文，須裝訂整齊，附件另加標籤，以一文一案一卷宗為原則，供校內各單位遞送文件之公文夾，分別使用各色卷宗，其顏色區分同電子公文。 會簽、會核時，應依次傳遞，最後單位會畢後，仍送還原承辦單位。 第七條 以「康寧醫護暨管理專科學校」為受文者或發文者之重要公文，非經授權，各級主管不得自行核判。 第八條 公文核批得用「如擬」、「可」、「同意」；送閱公文得用「閱」、「悉」，代行者亦同，代行者，須為依授權規定被授權之人士，且須於簽署下書明「代」字，並親自簽名或蓋章。 第九條 公文書應一律由左而右橫行格式，各種報表、簿冊及附件亦採由左而右橫行格式，公文書橫式書寫之數字使用原則比照行政院93年9月17日院臺秘字第093089122號函訂頒之「公文書橫式書寫之數字使用原則」(如附件一)辦理。 第十條 文書處理過程中之有關人員應書明職銜並簽名或蓋職章，並註明所屬單位及日期。日期應以簽辦日期為準。日期得以縮寫方式書寫(如101年10月3日，得縮寫為1011003)。 第二章 公文製作 第十一條 本校公文種類： 一、文書應採A4 大小，直式橫書，由上而下，由左至右格式，依使用目的不同，其種類如下： （一） 函 ：本校對上級機關行文時或用於上級單位對下級機關有所指示、交辦、批復時，或下級單位對上級單位有所請求時，或同級單位或不相隸屬單位間行文時，或民眾與本校有所聯繫、協調、詢問與答覆行文時使用。 （二）書 函：用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見、答覆簡單案情時，或寄送普通文件、書刊時，或為一般聯繫、查詢、通報等事項行文時使用。 （三） 簽 ：各承辦人員對主管業務有所請示、建議、表達意見以供主管作為決策之依據時使用，或各承辦人員對主管業務有所報告時使用。 （四）開會通知單：召集會議時使用。 （五）公 告：各單位就其主管業務對特定對象宣布週知時使用。 （六）通 知：轉行簡便事項時，或各單位對特定對象或單位有所告知時使用。 （七）聘 書：於聘任教師、研究人員、特約講座、一、二級單位主管、各委員會委員時使用。 （八）派 令：於派任職員時使用。 （九）證明書：用於證明教職員工之服務、離職、待遇或學生修習學分、成績、獎懲時使用。 （十）其他文書：除上述公文書外，尚有手諭、便簽、提案、紀錄等，公務性質及處理方式使用之。 第十二條 公文製作要點規範 一、公文一般以函為主，應採用肯定，簡淺明確之語詞，避免使用艱深費解、無意義之詞句。 二、函結構： （一）「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，段名之上不冠數字，之下加「：」號， 如無項次，緊接書寫，如有項次，另行低格書寫次序為一、二、三：， （一）（二）（三）：，１２３：，（1）（2）（3）：。 （二）「說明」、「辦法」分別條列，內容過於繁雜或須以圖表說明時，應錄為附件。一段可完成，勿分割成兩段，均可因事、因案加以活用。 第十三條 凡於公告欄張貼之公告，必須蓋用張貼單位之戳記。 第十四條 簽署 （一）上行文：用校長職銜、姓名、蓋職章，重要之函蓋用學校印信。 （二）平行、下行文：蓋校長職銜簽字章或職章。 第十五條 用印 （一）對外發函依據校長已簽核之函稿用印，不需填用印申請單。其餘須以學校名義發給之文件，用印前應先填用印申請單申請用印。 （二）各式合約、獎狀及申請各項證明文件表格內容須填寫完整，並標示用印欄位，方可申請用印。 （三）用印申請單(或用印欄位)，需經校長或其授權代簽人核定後，始得用印。 第三章 公文處理 第十六條 公文作業及管理，包括收發、會辦、簽核、稽催及檔案管理，以採用線上電子公文系統辦理為原則。但如需校長、各級主管或承辦人員親自簽名或核