销售业务管理与内部控制管理知识分析制度.ppt

第四讲 销售与收款的内部控制 目的与要求 ◆了解企业销售与收款环节中的基本业务与基本内部控制制度； ◆掌握销售与收款环节内部控制的目标和关键控制点； ◆掌握销售与收款环节中内部控制流程设计的八项业务； ◆了解销售与收款环节中内部控制的常见弊病； ◆能应用本章所学知识，分析章末的相关案例。 第一节 基本业务与基本内部控制制度 一、销售与收款的基本业务 上述业务主要涉及以下部门： 销售部门 信用管理部门 仓储保管部门 会计部门 销售与收款业务流程控制图 销售与收款业务流程控制图 （1）内部控制目标与内部控制要点 （2）基本的内部控制制度 * 适当的职责分离 对于销售与收款循环，适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。 销售与收款循环应适当分离的职务主要有 接受客户订单的人员不能同时是负责最后核准付款条件的人员，付款条件必须同时获得销售部门和专门追踪和分析客户信用情况的信贷部门（或会计部门下的信贷小组）的批准； 发货通知单的编制人员不能同时负责贷款的收取、产品的包装和托运工作； 填制发票的人员不能同时担任发票的复核工作； 办理退货实物验收工作的人员必须同退货账务记录分离； 应收款的记账人员不能同时成为应收账款的核实人员。 * 正确的授权审批 * 充分的凭证和记录 * 定期寄送对账单 * 内部核查程序 第二节 销售与收款的基本业务流程设计 一、订单的证实和审核流程 企业的销售与收款循环始于客户提出的购货订单，企业的销售部门接订单后，需要首先到企业的信贷部门办理批准手续。对于赊销业务，信用管理部门应根据企业的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。企业应对每个新顾客进行信用调查，包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告。 设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险。企业应分别对原有客户（老客户）和新客户进行审查： 1、老客户 应考察其过去的成交记录，确认其是否具有良好的商业信用； 同时信贷部门还应考虑本次订购的数量是否异常，如企业具有良好的商业信用且此次订购基本接近历来订购数量，即可办理批准手续； 如果所需数量大大超过了历史记录，在办理批准手续前，必须要求客户提供近期的财务报表，并通过财务报表的审查来判断客户近期的财务状况，然后决定是否接受赊销。 2、新客户 对于新客户提出的购货订单，信贷部门必须要求其同时提供能够证明其资信状况的资料和财务报表。通过分析其资信状况和审查财务报表来决定是否接受其订单，以及允许的信贷限额。 当客户难以提供其资信情况的资料时，企业也可以采用另一种控制手段来接受订单，即对本次订单规定最大 供货数量，在客户被证实确实有良好信誉后，供货数量才能允许被扩大。 对于现销的购货订单，上述审核客户信誉的控制程序可以省略，但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字同意。 二、 销售通知单的编制和核实流程 企业收到客户的订货单以后，应编制统一的销售通知单，销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务执行的单据。在编制销售通知单前，销售部门首先应向发货部门询问所订货物是否有库存，如无库存，应及时通知客户；如有库存，应及时编制销售通知单。 销售通知单一式多联，以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容，如所订货物的编号、数量、价格等。同时也应记录销售过程所需的各种授权和批准。为发运业务的执行和有关账册的记录提供 书面依据。 发运通知单必须在事前进行连续编号，在执行后应归档管理，并由专门人员对其进行定期检查。 三、 销货业务的执行流程 企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交会计部门入账，如果包装业务也由仓储部门执行，则应同时填制包装情况表，记录其完成的工作量。 具体的销货业务控制流程我们用下图表示。 四、 销货发票的控制流程 1、在会计上，销售发票是销售业务的真实记录。如果在发票和开具的账单方面缺乏有效的控制，会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。 2、对填制发票的控制，是通过对开票的授权来进行的。而这一授权是应以适当的附件为依据的。这些附件包括客户的购货订单、发货通知单等。当这些附件获得之后，开票人员就可以据此开具发票。 3、对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进行控制： 在开票依据发货通知单上连续编号，以保证所有发出货物均要开票； 发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照； 发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人员的检查； 发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目标为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查； 发票的内容应受到其他