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間接部門效率化 吳瑞成 業務效率化 =較大的產出（Ouput）/較小的投入（Input） 何謂業務效率化 就是以較少的投入(Input)，得到較大的產出(Output)。亦即，在產出(Output)方面要做到生產系統的效率零損失化，充實必要業務的機能，提高有效性。投入(Input)方面要將事務體質建立在低成本上，而且使業務進行中，所發生的一切事務達到零損失化，情報的品質及即時性、信賴性都很高。 ? 一.推動TPM的必要背景 (1) TPM是由與設備有直接關係的製造部門、保全部門、工務部門、設備部門等的參與而開始實施。 (2) 推行TPM時，高階經營層的理解與支持為重要條件，才能真正實踐TPM (3) TPM在高階層有力的領導，及設備裝置部門大力的推行之下，事務．間接部門也漸漸積極的參與體質的改善 (4) 為能夠經得起嚴厲的經濟環境，對於含有事務．間接部門的工廠、事業部、企業整體，逐漸需要進行體質的改善。 ? (5) 1989年TPM的定義由原本的「生產部門的TPM」更改為「全公司性的TPM」，亦即原本是以「使設備的總合效率達到最高」為目標，而新的定義則是以「建立可達到生產系統效率化的極限之企業體質」為目標，生產、開發、營業、管理等所有相關部門都要共同努力。 ? (6) 若以工廠、事業所為單位，追求「生產系統的效率化」時，要以 ? A．只有與生產相關之人員為對象 ? B．包含事務．間接部門之全體人員為對象為分母，自然而然展開方法也會改變。 二.事務 ．間接部門的任務 (1)企劃、技術、管理等部門，為了生產系統的效率化，從專門的機能領域，對製造部門提供必要的建議與支援，並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻。 ? (2)現在為了因應世界經濟環境的急遽變化，以及能在競爭中留存，事務．間接部門必須提高自己的生產力及降低成本，以便對經營方面所追求的戰略性展開有所貢獻。 ? (3)由這些活動，為了能夠得到顧客的信賴，必須對於提升企業的形象有所貢獻。 三.事務．間接部門推行TPM時，在體質改善兩方面 ◎充分發揮各部門被期待的機能，追求業務的效率化。 ? ◎培訓能夠提升且維持業務效率化的人員。 ? 四.如何掌握事務部門之TPM 須有具體成果 須具有事務工廠的構想 把事務程序當成設備 設備的觀念也適用於事務間接業務 在管理的可能狀況之下，使業務用目視即可明瞭。若將業務當做生產設備，則較容易理解。檢討複雜設備之機能的信賴性時，考慮將設備在機能性的連結上，依適當的範圍分割成幾個單位，較為理想。這種想法如圖3所示，適用於部門機能的劃分。 五.事務的特性 維持事務與革新事務 事務的供應部門與接收部門 業務量的變化 事務的共通性 個人保管的資料太多 辦公室的環境 1.維持事務與革新事務 2.事務的供應部門與接收部門 3.業務量的變化 4.事務的共通性 5.個人保管的資料太多 6.辦公室的環境 六.事務部門TPM成果 品質面的成果 事務處理工時的成果 資訊檢索的成果 事務人員合理化 可替代 5.完成率高 工作流程清晰 1.品質面的成果 事務零失誤 2.事務處理工時的成果 3.資訊檢索 調查業務實際情況之掌握重點 業務目的 業務內容 目標 憑證 頻度 處理時間 難易度 改善著眼點 4.事務人員合理化 四.事務業務的目的主保全展開 為達成部門的任務，以事務業務為中心做展開是有其必要性的。部門的任務，一般是以單位業務(第4次wu)水準來設定，所以步驟展開是以單位業務(第4次wu)水準所發生之事務當做一個區(bIock)單位，再來進行自主保全之步驟展開。 ? 關於各個事務，首先在最初時就得明確其事務的機能目的，其次是為了達成任務，而對事務約有用性、機能的適格性 (處理順序、作業的合理性、時間的、空間的條件、資格條件的適當性)加以檢討，找出其間發生之不良處，並加以改善。 ? 七.檔案處理的自主保全展開 首先，必須致力於日常業務所發生的「未完成事務之整備」方面。在負責人離開座位或不在的情況，事務仍舊不曾停滯，並且必須保持業務的圓滑性。為此要先決定組織結構，同依下列之順序進行。 負責人別之「未完成事務檔案」的整備。 「未完成事務檔案」之檔案管理方式，表示方法標識化、決定放置場所、保管集中化、使用規則化(離開公司時，一定放回原來位置，嚴禁個人保管)。 ? 為防止機密對外或對部門以外洩露，須建立保管基準制度化 第一步驟：初期清掃 實施或整理個人桌上之文具，並將個人所擁有的公務資料和檔案予以共有化等事務環境的整備 第二步驟：事務之清點(盤點) 本步驟中最重要的是調查事務手續及現行業務之實際狀態，再與應有的機能型態對照，使問題點得以明確。此時可從改善事務流程、除去不必要的傳票或報告書，以及視察有無重複之事務等方向為其著眼點，去發掘問題。 第