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采购流程初步方案 一、整体流程图 请购部门申请采购 采购部门审核请购 经上级领导审批后，采购部门接收请购单 新物料添加入物料库 开发新供应商 ERP供应商信息库搜寻问货 询价/比价 实地考核供应商上资质 筛选供应商 打样 新供应商添加ERP供应商信息库 样品送请购部门确认 上级领导确认 下实验性小批量PO单 采购部跟单员跟单 现场检验 到货检验 请购部门确认 量产下单 跟单员实时跟踪把控 现场抽检 到货抽检 采购经理二次检验确认 请购部门确认 上级领导审核 入库 供应商票据确认 二、人员配置 供应商开发一名 价格谈判、供应商审核以及验收一名（主管） 跟单一名 助理一名 三、采购流程 1. 采购申请（书面和电子文档） 1.（1）固定资产或大项目/大金额采购（例如5，000元以上） 需求部门或个人根据需要某种或某些物料， 必须按照规定的格式填写请购单，内容要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请日期、用途、品名、数量、规格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背面）、预估金额、需求时间、特殊要求备注、请购人/部门、主管签字、采购部签字、财务审核及总/副总经理签字。（如表1、） 1.（2）一般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000 元以下） 请购表的内容要素：申请日期、请购部门、品类、用途、品名、数量、规格、预估金额、到货时间以及特殊需求的备注，无需总经理/副总经理签字。（如表2、） 请购人或部门在采购部签字接收后应备份留底请购单。 当遇上特殊或紧急状况，请购人所属部门主管无法及时签字确认时，可以通过能留有字面信息的联系方式进行确认，交采购部门签字后补手续。 请购部门如有指定品牌或供应商需提交书面说明作为附件附于请购单背面。 请购单如有更改需请购方报之相关领导确认签字方可提交到采购部。 2. 采购部规范化接收请购单 采购人员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各方面进行审核。 如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。 采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。 对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书面形式通知请购方并说明其原因。 对于紧急请购项目作优先级处理。 无法达到请购部门的规定时限内完成采购任务的应给予及时通知，以便作出及时调整。 3. 询价、议价、招标供应商 3（1）. 制定询价表单模板 要素包括品名、数量、规格型号、质量要求、单价、税率、税价合计、付款方式、交期、包装要求、配送方式、运费、售后服务、质保期。另附上一份供求双方的保密协议。（如表3、） 3（2）. 大金额项目线上招标询价 遵循本公司现有流程操作 3（3）. 小金额项目线下询价 采购员收集相关供应商信息进行初步筛选后交由采购部经理审核； 采购员通过对筛选出的生产商或供货服务商直接询价，按三方报价的原则； 要求采购员完成询价单的填写； 由采购部主管进行审核筛选； 将询价所有信息资料共享提交请购部门以及领导，并让其书面确认，如询价不通过将重新返回上一流程进行 3（4）. 比价、议价环节 对于老产品，采购员可以通过以往的该产品的报价进行比对 对于新品项，采购员应通过多家供应商的报价进行比对（如见表4、） 比价议价的结果汇总并交由领导审核确认 3(5). 供应商审核评定流程 →有采购主管对供应商的审核标准、考核方案的制定，以其实施 →经理对考核结果的审核及审批 →合格供应商被列入供应商信息库 ? 根据不同品项、不同规模的采购对供应商的审核评定的体系依据有所不同， 可以根据本企业的以服务为主的特性将供应商分为A、B、C三个等级 A等级--- 战略型供应商 B等级--- 合作型供应商 C等级--- 应急型供应商 对A级战略型供应商的审核可以按照相关的质量体系标准来进行评估以及评 分量化审核 （详见附件表） 对B级合作型供应商的审核按照本公司的需要进行5S考核 关于C级应急型供应商基本属于小规模的经销商或贸易商，公司对其通过对 零星采购货品的质量、服务诚信度、票据的合法性来作为检验的要素。 4. 样品定制流程 4 (1). 常规流程 采购部门及时提供详细准确的产品数据以及相关图纸给供应商或生产商 与供应商签订打样合同（如见表5、） 生产商在规定的时间内完成打样环节； 在打样期间采购方采购员实时进行跟踪、督导，如有偏差及时进行调整改进； 供应商在合同规定时间内完成打样，必须及时提供给采购方； 采购部门将样品交由请购部门进行确认，签字 交由上级领导