《管理沟通》第讲会议沟通.pptVIP

第六章 会议沟通 学习目的 明确会议目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议角色与职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略 经常困惑人们的会议沟通问题 企业会议的困惑 企业老总： 　　 典型状态：经常性的会议缠身。 　　 典型困惑：“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。” 　　 下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。　 中高层管理者 　　 典型状态：大小会议怎一个“乱”字了得。 　　 典型困惑：“老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。” 下级部门领导、员工 　　 典型状态：麻木参会。 　　 典型困惑：“领导开会大多‘一言堂’，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”　 会 议 “会”，是聚集、会合 “议”是商议、议事 会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。 一 会议的目的 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 三 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 3.1 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 预定会议场所 拟定会议议程 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 会议场所 1.会议室是否预定（准备）好？是否有足够的座位？ 2.视听器材（幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？ 3.分发的材料是否准备充足？ 4.茶息的供应（茶水、水果、点心等）是否准备好？ 5.是否备好记录本、纸张、铅笔和席卡等？ 会议中可能出现的问题 座次排序基本规则： 以右为上（遵循国际惯例） 居中为上（中央高于两侧） 前排为上（适用所有场合） 以远为上（远离房门为上） 面门为上（良好视野为上） 会议座次 排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上;观景为上，靠墙为上。 座次分布： 面门居中位置为主位； 主左宾右分两侧而坐； 或主宾双方交错而坐； 越近首席，位次越高； 同等距离，右高左低。 第三方沟通 进程控制 VIP确认 会议组织的原则 任务二： 组织举办一年一度的企业年会活动是HR年终工作的头等大事，你们公司今年的年会打算怎么来举办呢？ 公司背景：北京科讯华通科技发展有限公司（300余名员工）2014年12月22-23日（两天）决定在龙脉温泉召开了一年一度的年终总结会议，总经理张总将感谢全体员工在2013年工作中做出的努力，并对在各个岗位上有突出表现的员工进行了嘉奖。全体员工将进行拓展培训。 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 12月15日，重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午10点，伴随着雄壮的国歌，庆典大会在学院综合运动场隆重举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区政府、区政协四大班子领导，友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校友，离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。 重庆科创职业学院创办人、董事长何济先生致欢迎辞。重庆科创职业学院院长戴伟在会上作了题为《风雨兼程二十年，直挂云帆济沧海》的讲话。 会上，表彰奖励了朱训华、王和平、黄贻培、陈莉、万兵、徐继义等六位 “科创功臣奖”，周思德等12位“突出贡献奖”、李杰等18位模范奖。 中共重庆教育工委委员、重庆市教委总会计师邓睿，永川区人民政府副区长孔萍，对科创学院的办学成绩给予了高度评价。 重庆理工大学副校长张晓洪教授、香港电讯盈科重庆公司香港籍总经理马震洲、校友代表广东虹鑫科技有限公司公司董事长黎玲，教师代表徐继义副教授和学生代表夏爽先后发言。 庆典结束时，和平鸽在蓝天上自由翱翔，《科创学院之歌》响彻云霄！ 任务一： 制作2013年学校校庆会议议程 会议记录 会议名称 地点、