城建档案的保管和提供利用培训讲义.pptVIP

城建档案的保管和提供利用 周伟玲 六、城建档案著录工作 （二）城建档案著录的意义 城建档案著录是城建档案馆（室）编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 1、著录是建立档案检索系统的基础和前提。 2、著录为查找档案材料提供依据。 3、著录是决定检索效率和质量的重要因素。 六、城建档案著录工作 （三）著录级别 1、工程（项目）级著录 是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。 2、案卷级著录 是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。 3、文件级著录 是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。 六、城建档案著录工作 （四）著录文字要求 1,著录用文字必须规范化。 2、文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项的数字一律用阿拉伯数字。 3,其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规范。 六、城建档案著录工作 （五）著录信息源 1、著录信息来源于被著录的档案。 2、单份文件著录时，主要依据文头、文尾。 3、一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 4、被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。 六、城建档案著录工作 （六）著录格式 1、表格式著录格式 2,段落符号式著录格式 形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。 城建档案的提供利用 一、城建档案利用工作的内容与意义 城建档案利用工作的内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，编辑介绍和报道档案馆（室）保存档案的内容和成份，为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务，这是目前城建档案利用工作的核心内容。 第一，城建档案利用工作是城建档案业务工作中最富有活力的环节 城建档案工作者通过向社会提供档案与社会各界发生直接联系，充分发挥档案的作用，满足多方面的需求，扩大档案工作的社会影响。事实证明，利用工作开展得好的档案部门，工作就有生气、有活力，就会得到领导和社会的重视，就会获得自身发展的良好条件。从档案工作的发展看，进一步加强档案利用工作，是搞活档案工作的重要手段，也是今后一个时期的重点。 * * 一、城建档案保管工作 （一）档案保管工作的内容 1.档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。 2.档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护。 3.档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 一、城建档案保管工作 （二）、城建档案保管工作的含义 城建档案保管工作就是采取有效的保护技术和保管方法，集中统一地保管好城建档案，保护党和国家机密的安全，延长档案的寿命，以便更好地发挥城建档案的作用，为加快城市建设和科学管理城市服务，为社会主义事业服务。 一、城建档案保管工作 （三）、档案保管工作的意义 1.档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。 2.档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。 3.档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。 一、城建档案保管工作 （四）、档案保管工作的任务与基本要求 1.防止档案的损毁。 2.延长档案的寿命。 3.维护档案的安全。 保管档案的基本要求： （1）.以防为主，防治结合。 （2）.相互协调，密切配合。 （3）.加强重点，照顾一般。 （4）.立足长远，保证当前。 一、城建档案保管工作 （五）、城建档案保管工作的产生原因 （1）人为原因。 由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员玩忽职守，不遵守规章，以及缺乏档案学知识等等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱，在档案管理过程中档案的流动和利用难以避免地加速档案的老化。 （2）自然原因.①内因 。档案本身，即文件制成材料如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。 ②外因。档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。 一、城建档案保管工作 （六）、城建档案保管工作与其它工作环节的联系 城建档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与档案工作其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和独立进行。如果没有档案的收集和提供利用，就不会有城建档案保管工作；没有整理工作，保管城建档案难以有条理；没有鉴定工作，保管的档案将会庞杂而无重点，珍贵档案的安全也难保证；没有统计，保管城建档案就心中无数。要做好城建档案的