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采购管理中的预算 为了控制成本，许多公司都要进行预算。目前主要有两种预算方式，即目的在于控制材料成本的预算和目的在于控制采购部门成本的预算。对前一种预算方式主要有下面一些类型： 采购材料预算。它主要指每一类型的产品在下一个计划期(通常是一年)内需要的数量以及特定产品的期望价格水平。需求总量是从生产计划中估算出来的，而需支付的价格是根据客户来估算的。最终的估算结果一般要通过同资深的内部用户或采购部经理进行详细讨论后，才能决定，以保证价格目标确立在一个合理的水平上。 然而，价格目标有时是由生产管理来确定的。目前制造商正在大幅度削减生产成本，这意味着它们需要制定一项计划来确定特定的成本降低幅度(如8%)。这一目标由采购部门负责。在这种情况下，为了满足采购部门的整体目标，每个内部用户都应当向采购部门提交一份有关每类产品的计划和目标。 通过定期揭示内部用户情况的差异报告，可以严密地监督违背采购预算的活动。因此，当要评估内部用户行为时，差异报告是应当考虑的重要因素。一些公司通过剔除外部因素(如现行汇率的波动、通货膨胀等)对价格的影响，将他们从报告程序中提取出来，单独报告。 工具预算。这种预算主要指制造商生产某种商品所需要的与特定工具有关的耗费(如模具)。大型公司为了维持某种设备的合法所有权，通常要购买各种特定工具。在一些公司中，内部用户必须指明他们需要什么样的工具预算，哪些产品或供应商需要这样的预算；这些预算不能超支。 采购部门的预算由于很容易决定，因此经常使用。采购预算表明了与工资报酬、社会保障、自动化系统、差旅、培训有关的是些什么费用，这时差异报告要定期监控。 领域 评定目标 连续发生/附带发生 实例 采购物资成本和价格 采购物资的成本控制 采购成本的减少 连续 物资预算、差异报告、价格波动、报告、采购周转 采购物资的产品/质量 早期采购涉及到的产品的设计和发展 将要进行的质量控制和担保检查 连续 在设计和工程设计中采购所花费的时间、初始样本废品率(%) 采购物流和供应 运送可靠性需求的监控(质量和数量) 连续/附带 采购管理的订货间隔期、订货累计未交额(每一内部用户)、紧急订货、每个供应商运送可靠性索引、材料短缺量、存货周转率、准时交货量 采购人员和组织 采购人员的培训和激励机制、采购管理质量、采购管理和程序、采购调查 连续 采购部门的工作量和实践分析、采购预算、采购和供应审计 采购绩效实例说明 采购审计 需确定的前提： 公司制度确定的采购业务要求 公司供应链的变化 用供应市场提供的机会实现物资的需求 商业数据：销售总额；材料成本；材料成本占销售总额的比率 人员和组织：雇员数量；采购人员的数量(按教育程度、业务水平和工作年限划分)；采购人员数量同雇员总数的比值 采购在组织中的地位 报告关系：最高管理层、材料管理层等 工作描述：主要任务；采购部门的职责和权力 采购数据：产品数据；供应商的数量；采购需求量；报价单要求的数量；订货数量；采购发货单的数量；供应商、地区等因素决定的采购周转量的帕累托分析；按成本性质划分的采购部门的预算 与其他部门的关系 行动方案：成本降低；质量改进；自动化等 采购程序和系统 与采购相关的关键数据 采购审计应考虑的问题 目标和任务 目标导向 采购部门的目标是什么？ 采购部门的职责是什么？ 依据目标和实现的程度，判断采购部门的任务已经完成到什么程度？ 客户导向 采购部门同它的内部用户是否进行了有效的交流？ 对内部用户的要求和需求是否有充分的反映？ 采购部门是否充分了解到供应市场的新的发展情况和变化？ 风险 在高价条件下的价格行为和核心材料的可获得性上的主要风险是什么？ 采购活动是否充分意识到这些风险并采取了什么方法来避免这些风险？ 采购的连续性和采购业务是否得到充分的保证？ 资源 结果和资源 采购业务的目标和任务进展到了什么程度？ 依据需要的人员和系统要求，采购部门是否得到了充分的装备？ 采用什么样的方法来提高业绩，改善人力资源以及优化系统结构？ 灵活性 对不断变化的材料需求和内部用户需求，采购活动是否做出了充分的反应？ 采购活动是否对新技术比较敏感，并能不断地追求新的技术？ 采购部门服务和组织结构发生了什么变化？ 管理 在采购部门中，团队协作是否得到了充分发扬？ 在讨论内部用户问题时，采购部门是否是一位令人尊重的伙伴？ 目前采用什么样的方法来保持人力资源的质量？ 建立采购绩效评价系统 管理人员主观评定 专家评定 时间序列分析 同行业不同公司的比较(基准) 首先，通过细致的分析，管理人员必