时间管理效率课件.ppt

第一部分 时间管理的基础与前提 时间是什么？ 如何管理时间？ 时间是什么？ 如何管理时间？ 时间管理的三个层次 把事情做对——认准方向 把事情做好——用对方法 把事情做快——提升效率 第二部分 把事情做对——认准方向 管理时间的基本原则 如何来管理时间？ 管理时间的基本原则 时间管理的“3效” 四代时间管理理论 重要ＶＳ紧急 时间象限四类人 生命之轮的启示 如何管理时间 管理价值观 管理专注力 管理习惯 管理状态 第三部分 把事情做好——用对方法 思维导图的特点 道 法 自 然 写 出 心 象 突 出 重 点 掌 控 全 局 Specific 明确而具体 Measurable 可衡量量化 As if now 符合现在时 Realistic 切实而可行 Track able 追踪有时限 具体明确（ Specific ） 5W2H法 5W2H法由美国陆军兵器修理部首创，诞生于第二次世界大战中，由于易记、应用方便，曾被广泛用于企业管理和各项工作中。5W2H都是英文的第一个字母，即通过设问来诱发人们的创造性设想，发问的具体内容可根据具体对象灵活应用： （1）Why? （为什么？）为什么需要改革？为什么非这样做不可？ （2）What? （什么？）目的是什么？做哪一部分工作？ （3）Where? （何处？）从何入手？何处最适宜？ （4）When? （何时？）何时完成？何时最适宜？ （5）Who? （谁？）谁来承担？谁去完成？谁最适合？ （6）How? （怎样？）怎样去做？怎样做效率最高？怎样实施？ （7）How much? （多少？）要完成多少数量？成本多少？利润多少？． 能够衡量（Measurable） 运用数字加以量化 营业额、利润、费用、成本（资金量化） 期限、次数、天数、速度（时间量化） 良品率、不良率、回收率（质量量化） 将不易衡量对象予以量化 客户满意度、员工士气、公司形象 利用流程展开之步骤，衡量各阶段之检核点 切实而可行（ Realistic ） A1 — Attainable 可以达到的 A2 — Achievable 自力可成的 A3 — Acceptable 可以接受的 A1— 可以达到的（Attainable） 依照本身的能力条件 依据内外部可用资源 依据市场发展的情势 区分阶段按步实施 Case 设定期限的原则（Track Able） 设定目标达成的时间期限 在目标执行过程，设定中间检核点 目标要写在纸上（自废武功） 依不同期间设定阶段性目标 (年度、月份、周别、每日目标) 有效计划的 6 步展开 Step1. 全盘思考设定目标 Step2. 收集资讯掌握事实 Step3. 状况评估分析事实 Step4. 创意思考研拟方案 Step5. 决策分析风险预估 Step6. 行动计划排除障碍 Step1. 全盘思考设定目标 思考计划所要达成的目的为何？ 了解公司整体目标及方向 明确区分长短期目标 将目标加以展开 须考虑机会利益和机会损失 掌握相关人员的真正意图 Step2. 收集资讯掌握事实 描绘全貌，决定影响达成目的要因，依据要因项目，不要疏漏事实 不要只看表面的事，运用「5W2H」重点搜集相关事实 区分事实与意见，并搜集佐证意见的相关事实 现场走动，主动访谈，收集资讯 运用脑力激荡法，寻求小组成员观点 消除先入为主的偏见 考虑本身的使命、立场及能力 Step3. 状况评估分析事实 针对事实，进行整理、区别及评估 一方面思考因果关系，一方面深入发掘问题 从事实与事实产生关连后，再推断表面上难以发现的事实 对发现的问题，区分优先性 活用演绎及归纳等分析方法 须考虑获取资讯的成本与时效性 Step4.创意思考研拟方案 平行思考（转换观点、角度） 逆向思考（从结果点想回来） 反面思考（为什么不…） Step5. 决策分析风险预估 进行方案之可行性分析 正确性、经济性、迅速性、安全性如何 评估各方案之可能风险 此计划对相关人员的影响如何？ 决策时机是否适当？ 实行时机是否适当？ 工具：决策树、DA分析表 Step6. 行动计划排除障碍 依决定方案，发展具体行动计划 排定计划执行之时间表 设定进度查核点及查核方式 沟通协调，整合内部努力 有效排除工作障碍 研拟潜在问题分析与后备计划 变动状况下如何调整计划 第四部分 把事情做快——提升效率 堵住时间的漏洞 提升自我生产力 堵住时间的漏洞 错位的物品——TRAF原则 遗忘的事情——好记性不如烂笔头 社交与干扰——学会说“不” 通勤与出差——利用零碎与逆势操作 电视的诱惑——持续的改进 处理文件