房地产代理公司咨策事业部高效会议管理手册XX.docVIP

咨策事业部高效会议管理手册 （2010年版） 一、高效会议的意义 通过对事业部四部门的高效会议访谈，了解到当前会议组织存在着种种现象： 现象1：正常上班时间大部分花费在会议上，使得计划的工作事项需加班加点完成； 现象2：会议泛泛而谈，无法有效地解决问题，需要另行召开二次、三次会议； 现象3：会议时间不确定，通常为二、三小时，甚至三、四小时，弄得与会人员精神疲惫； 现象4：会议结束后，对会议决议不明确，执行人员仍摸不清楚方向； 现象5：会后事项无专门人员跟踪，致使会议成果失效。 而这些现象表明了当前存在较多无成效的会议，通过“会议成本=人数*时间*薪资单价”，试算下，没有效率的会议浪费了多少企业成本?!而与会者也是精神疲惫、时间浪费。对于个人、企业来说都是不可估量的损失…… 因此，建立高效会议制度是当前紧迫且重要的工作，对于团队提升工作效率、个人高效工作、企业节约成本都有积极推动作用。因此导入高效会议是势在必行之举。 二、高效会议的认知 2.1会议的概念 简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。每次会议的议题应尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。??　具体地说，与会者应具有必要性、重要性。必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。?5）主持人：主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。……） 别人的会议：尽管总有一些不得不参加的会议，但是仍然需要对此事先做思考。可能会发现所 参加的一些会议根本就没必要，譬如，参加的会议仅仅是为了保持联系或者为了防止突发事件而沟通信息。若果真如此，只需阅读一下会议记录就足够。作为一名管理者，就算所分管的部门必须要有代表参加，也可派其他人与会，让其向你反馈信息即可。总之，不论会议主题如何，都要确保会议是有意义的，并且没有其他会议可以替代。 确定召开会议后，执行人需执行好会前准备。会前准备执行人通常为主持人或会议协助人员。在会议的会前准备过程中，需做好七件事，即：明确会议目标、确定的参与人员、选择适当的会议时间和会议时段、安排合适的会议时长、明确会议议题、准备充足的会议资料并及时发送正式的会议通知。明确的会议目标是有效会议的前提条件。项目管理本身就是以目标为导向的。项目会议也是相同的道理。有一个明确的目标才能召开会议，这是会议人的首要考虑的因素。确定的会议参与人员会议的参与人员，应该和会议密切相关。如果不是必要的人员，最好不要让他们参加会议，即避免浪费他们的时间，也好节约时间成本。还有一种情况，就是会议和某人相关，但关联的时间非常短，比如只有五到十分钟的内容是和他相关的，其余时间和他没有什么关系。这种情况可以考虑开会时先讲和他相关的内容，相关内容结束后，可以让他自愿选择离开还是继续旁听。合适的会议时长一个会议的时长，通常是要根据会议的内容来确认的。如果不是必须，会议的时长最好不要超过二小时。会议超过二小时，大家的精力、注意力和反应能力都会有明的下降。明确的会议议题在召开一个会议前，会议的议题也应该是要非常明确的，和会议议题相关的人员也应该相对明确才对。当然，各会议的议题要根据会议本身的特性来分解，最后还要在会议结论处汇总起来，形成明确而有效的会议结论。充足的会议资料和会前准备时间在各类会议中，有一部分会议要求会议参与人员事先研读会议材料，参会人员需要对会议材料有充分的了解后，才能参与会议讨论和交流。对于这类会议，应该事先将有关会议材料发给会议参与人员和相关的干系人。让参会人员有足够的时间来研读会议材料，并在对会议材料有一定的理解基础上，再来召开会议比较恰当。如有可能，还要事先去了解大家对会议材料掌握的程度，必要情况下，给予一定的督导。发送正式的会议通知以上准备工作都做好了，就该发送正式的会议通知了。会议通知应该正式、规范。会议通知的内容应该包括会议名称、、会议日期和开始时间、会议时长、会议主题、会议参与人员名单。会议议题和各个议题的时间估算等。会议通知模板。提前通知开会十分钟到十五分钟左右，主动参会