某房企档案管理制度.docVIP

档案管理制度 （试行版） 编制 李姝蓉 日期 2008-8-1 审核 李晓辉 日期 2008-8-1 批准 张立军 日期 2008-8-1 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 批准人 2008-8-1 第一次 全面修改 李姝蓉 李晓辉 张立军  目的：为确保公司档案得到科学及时的分类整理归档，并有效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定本制度。 适用范围：适用于公司各类档案的管理。 档案的分类 本公司档案一级分类及代码。 法律法规类 代码：A 行政管理类 代码：B 人力资源管理类 代码：C 财务管理类 代码：D 合同类 代码：E 开发业务管理类 代码：F 工程管理类 代码：G 本公司档案二级分类由各部门自行负责。 档案的收集 档案的收集、整理 档案收集 对于办理完毕，属于归档范围内的档案应定期收集并归档。 对于电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变动、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。 档案整理 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行； 分类： 归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。 分年度：将归档文件按其形成年度分开； 分保管期限：将同一年度的归档文件按永久（长期）、短期二种保管期限分开。 装订： 归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。 对于特殊类别的资料（例如图纸），部门根据需要自行装订。 排列：同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。 编号 保管期限：归档文件的保管期限； 密级：归档文件的密级程度； 档号：各部门自行编制。 装盒：归档文件应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。 严格执行档案清理和整理制度，实行半年大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。 档案的移交 文书档案的移交：各部门文字类档案定期（每半年或项目完成后）向综合管理部移交。 电子档案的移交： 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行档案的移交。 各部门涉及到文字量大、内容重要的文字类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。 各部门所移交的电子档案需在本部门备份存档。 声像档案的移交：由声像档案的形成部门负责声像档案的形成、积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，向综合管理部进行移交，不得私自留存。 实物档案的移交：实物档案的形成单位需在档案形成后的一周内，向综合管理部进行移交。 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 档案的借阅 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须借用，需经总经理批准。 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经总经理批准，方可借阅。 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。 档案的销毁 对超过保存期限档案，由档案管理人员登记造册，经综合管理部经理和档案形成部门经理共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 档案的保密要求 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高