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物业公司举证困境与对策的浅析 物业纠纷案件之所以容易引发争议,除了物业管理相关的法律规范缺位(如业主组织的诉讼地位、物业服务合同主体界定等)原因外,另一重要原因在于评判或审理时纠纷时双方举证的困难。公众与媒体均认为业主举证困难是弱势群体,其实物业公司也是弱者。典型的标志是物业公司证明对自己履行合同义务的证据往往是自己的工作记录,如保安巡逻记录、维修修理保洁记录、设备运行记录等等,但这些资料都是物业公司单方形成和保管,很少有第三方见证或评价。在法庭审理时,业主一方无一例外的声称不具有真实性与合法性,甚至不予质证,这时决定权全在于法官的自由心证,在当前舆论一边倒向业主的背景下,是否能得到法官的采信的确是个大问题。笔者所办理过的物业纠纷案件几乎都遭到类似的抗辩,结果是有些得到了法院的支持有些则被驳回。 对于物业服务合同纠纷中的举证责任,法律并未专门做出规定,一般是依据《民事诉讼法》关于“谁主张,谁举证”的规定,还有就是最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第2、5条规定。根据这些规定,对合同是否履行发生争议的,由负有履行义务的当事人承担举证责任。因此,业主以物业公司未履行服务义务起诉或者抗辩时,物业公司应当承担其依据物业服务合同履行了义务的举证责任。但物业服务合同的标的是服务,具有长期性、琐碎性、无形性、不可储存性等特征,物业服务质量标准难以量化,服务的最后效果很多是通过服务对象的主观感受来判断,对于物业公司所履行的义务有无或履行是否到位,往往要经过一段时间才能够反映出来。因此,物业公司要根据“肯定事实一方负举证责任”,能证明自己已经全面、妥善地履行物业服务也大多只能把自己单方形成和保管的各种工作记录资料全部摆之于公众或呈上法庭。其实,如果能确立物业服务质量的评价标准,建立和健全对物业服务的评价和监督程序,通过这些程序而取得的相关证据合法性、关联性、真实性效力将大大提高,但在目前该评价标准或机制尚不能得以实现的情况下,就只能依赖法官自由裁量权,如上所述,这些证据的特征决定了很难有效维护物业公司自己的合法权益,这就是物业公司的举证困境。 我们无法奢求立法者对法律条款制定得多么完善和细致,也不能苛求科学合理的第三方评价机制何日建立,在现有司法环境和市场条件下,物业公司要有效应对举证困境,必须树立和强化证据意识、服务意识、风险意识、合同意识、细节意识、主动意识,实务中应重点抓好以下证据环节。 一、加强合同管理工作 1、完善合同义务和评价条款 当前物业服务活动中大多采用政府的示范文本,这是物业服务活动进步和规范的标志,但是,很多物业公司存在一个理解误区,认为既然是政府示范文本,照搬条文就万事大吉,这种观念既错误又危险。所谓“示范”是指供合同双方参考使用,并没有规定强制使用或不得修改完善。示范文本不可能预见和规范实践中可能出现纷繁复杂的纠纷,文本本身也存在很多缺陷,有进一步完善的可能和必要。正确的做法是以示范文本为基础,结合本公司本项目实际,总结自己及他人物业服务活动中的经验教训完善各项条款。从证据角度而言,最关键的是对合同义务条款和责任条款尽量细化和具体化,同时,从实际出发约定相关服务质量的监督和评价标准条款,为以后的服务提供可供判定的依据,使业主和物业公司都有章可循、有合同可依。 2、慎重投标书的承诺 物业纠纷发生后,双方首先想到的证据都是合同如何约定,其实非法律专业人士很少会想到在通过招投标形式接管物业的物业服务活动中,投标书也是合同文件的重要组成部分,合同书只是对投标文件的主要内容进行描述和总结,远没有投标书上的承诺具体和细致。实践中,物业公司为了获取中标,往往舍得投入大成本精心制作,各项经费测算、相关的管理制度、承诺义务条款内容等全部堆积进去上百页,而正式签订的物业服务合同即使根据示范文本也仅仅是数页。从证据法的角度而言,如果合同约定的条款不具体明确,投标书的内容能成为衡量各方主张是否充分的评判标准和事实依据。因此,忽视投标书的研究、制作和执行就成为一个巨大的经营风险,物业公司在投标时要量力而行,慎重承诺,中标后要求员工对投标书的内容认真学习研究,分项贯彻落实。 3、约定文件通知和接收方式 通知条款是合同双方正确履行通知义务的基础,示范文本没有对合同双方的文件和签收约定条款,应该说是一个重大缺陷。物业服务不是“一手交钱一手交货”的一次性交易,合同期限多在数年以上,在此期间,物业公司对于物业服务活动中很多具有法律意义的事实必须采用书面形式来进行和证明。典型的事例就是物业费用的催收,物业公司书面催收目的不仅在于提醒业主交费,还在于不让权利主张超过2年的诉讼时效,但是实践中物业催收通知单不是业主找不到就是找到人拒绝签收。尽管物业一方无奈之下往往采