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專案經理 第 10 章 2010?滄海書局 * 本章內容 10.1 專案經理的責任 10.2 專案經理的能力與技巧 10.3 發展技巧的方法 10.4 授權 10.5 專案變更 10.1 專案經理的責任 計畫 組織 控制 2010?滄海書局 * 專案經理的特質 有效能的專案經理需具備: 知識: 專案經理需具備專案管理相關知識 績效: 專案經理要具備專案管理付諸執行，並且展現達成績效的能力 個人能力: 專案經理必須具備正確的態度、領導統御等展現優秀個人特質的能力 專案經理於專案執行過程中 80% 時間在進行專案的溝通 2010?滄海書局 * 10.2 專案經理的能力與技巧 領導統御的能力 發展成員的能力 溝通協調的技巧 人際關係的技巧 處理壓力的能力 解決問題的技巧 時間管理的技巧 2010?滄海書局 * 10.3 發展技巧的方法 自別人身上獲取經驗 在他人身上尋求回饋 從錯誤中學習並自我評估 向你想學習的專案經理請益 參與訓練課程 加入社團組織 大量閱讀 成為義工 2010?滄海書局 * 10.4 授權 授權並不是「推卸責任」 專案經理是不能告訴被授權的人要如何去做。 授權是自專案團隊中選擇具有最佳資格執行這項任務的人並委任他去做。 授權會有以下常遇到的困難 專案經理對於某項工作或事件特別感興趣，可以做得更快更好 專案經理對於別人的工作能力缺乏信心 專案經理害怕失去對工作的控制權且不知道接續要進行的為何 團隊成員害怕犯錯並缺乏自信 2010?滄海書局 * 2010?滄海書局 * 2010?滄海書局 * 10.5 專案變更 源自於顧客 源自於專案團隊 在執行專案期間發生不可預料的事件 使用者對專案成果的新需求 2010?滄海書局 * 專案變更 「專案越到末期改變會越明確，影響專案目標會越深遠」。 2010?滄海書局 * 執行整合變更控制 Input 專案管理計畫書 工作績效資訊 變更申請 企業環境因素、組織過程資產 TT 專家判斷 變更控制會議 Output 變更申請 狀況更新 專案管理計畫書更新(核准變更的更新) 專案文件更新(範疇聲明、交付標的或基準) 執行整合變更控制 整合變更控制的實施: 從專案開始到結束 變更計畫可能會影響專案的成本、時程、資源及選擇的風險對策 核准變更的內容須更新至專案管理計畫書、專案範疇聲明及其他專案交付標的，必要時須更新專案的基準 變更控制系統 變更管理計畫書:指導及管理變更 變更流程所需表單如變更申請表、變更紀錄等 變更評估報告 變更控制程序 變更控制會議 = 進行變更核准或否決的決策 變更成效追蹤 (構型管理才有) * * * 變更控制委員會 ( CCB) 專案的變更: 無法由專案經理單獨審核，需整合專業人士的知識及技術來評估對專案的影響，再由專案經理來協助審核的決策 CCB 審視功能修正對其他目標的影響 可包含PM, Client, Sponsor或組織的其他專家 Board 組成會隨著議題不同而有差異 2010?滄海書局 * 2010?滄海書局 * 發展專案章程 發展專案管理計畫書 指導與管理專案執行 監控專案工作 執行整合變更 結束專案或階段 變更的流程 主動管理變更因素 (PM職責) =防止不利及誘導有利變更因素辨識 確認變更 =紀錄至變更紀要 (Change Log) 進行變更影響評估 = 變更影響評估報告 評估變更替代方案 核准或否決決策 小變更 = PM，技術 = CCB，重大變更 = 發起人 核准或否決 = 變更紀要，若核准須更新專案管理計畫書或專案基準 知會利害關係者專案的變更 依新專案管理計畫書或專案基準來指導及管理 追蹤變更衝擊及實施 結束專案或階段 Input 專案管理計畫書 接受的交付標的 組織過程資產(唯一整合流程無企業環境因素) TT 專家判斷 建立程序驗收專案文件、及驗收”已接受的交付標的”(與客戶及發起人協調及互動) 建立程序調查及整理專案結果好壞的原因及記錄 Output 最終產品、服務或成果轉移 對照專案範疇聲明來審查交付完整性 驗收專案文件、及驗收”已接受的交付標的”(於驗證範疇中產出) 組織流程資產更新 經驗學習 矯正措施、缺點改正及預防行動 矯正措施 將以發生偏差的”專案績效”拉回專管理計畫書基準的改善行動 須符合PDCA精神: 推薦措施 = 核准措施 =實施措施 = 審視措施成效 缺點改正 指導與管理專案執行所產出的交付標的經執行品質管制發現缺陷，而須重新修正或製作(又稱重工) 缺點改正或重工需於監測與控制階段進行變更申請，於整合變更控制進行核准或否決的決策。 預防行動 針對風險管理所分析出需處置的負向風險(可能產生績效與基準的負面差異)採取差異的預防行動 風險回應方式: 規避、減緩、轉移及承受 關鍵鏈分析