会议沟通..ppt

第六章 会议沟通 现代经理人不是在开会便是在旅行，旅行的目的是到其他地方开会。——彼得.德鲁克 思 考: 喜欢开会吗？为什么？ 开会有用吗？ 如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？ * 6.1会议目的与类型 一、会议的定义 群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 * 交流信息 给与指导 解决问题 作出决策 一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，使大家以有效的方式得以沟通，从而获得有用的信息或达成一致的合作协议。 二、会议的目的 * 谈判 目的是解决双方利益上的冲突，采用互动方式讨论，力求达成一致意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。 在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 三、会议的种类 * 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。 与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风暴法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。 这类会议鼓励讨论。 三、会议的种类 * 6.2 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 * 一、会前准备 明确会议的必要性 如果没有必要开，就尽量不要开。 确定会议的目标 议题：讨论出现的问题，或分析将要遇到的问题； 明确议题之后确定具体的目标。 准备会议文件 确定会议主持人 会议成败很大程度上取决于会议主持人。 * 一、会前准备 确定与会人员 对会议内容比较了解并与其工作相关的人员参与。 出席：有发言权也有表决权 列席：有发言权没有表决权 旁听：只是学习，可以参与意见 会前协调——火腿蛋（母鸡和小猪） 预定会议场所 补充最新信息。 * 不开会的原则 如果已经有每周的例会； 如果会议的成本过高； 如果还有比开会更好的方法 ； 如果没什么特别重要的事； 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。 * 如果必须把信息同时传达给很多人； 如果需要当众表扬或批评一些人； 如果要让多些人参与决策的问题； 如果需要听取部门汇报工作； 如果要给小组委派任务。 开会的原则 * 会场布置：根据会议目的、性质及与会人数而定 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 * 课堂式 V型 * 会前准备案例 2015年新员工职业生涯规划11月份活动决定在室外进行，假如你是主持人，请依据会前准备事项进行简单策划。 * 二、会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 会议瘦身/ptv/vplay/369997.html 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 * 会议令人烦恼的问题？ 会议特征 离题 准备不足 值得怀疑的效率 注意力分散 与会者发言罗嗦 会议持续时间太长 缺乏参与 令人烦恼程度 83% 77% 74% 68% 62% 60% 51% * 主持人开场白 目的：为什么开会 定位：情绪、方向 时间：总共多长、怎么分配、休息 方式：几个议题、如何发言等 规则：由谁主持、谁记录、是否录音 * 会中案例 假设你现在是研发中心的经理，根据市场的需求，原定于2015年12月31日完成的一个新产品开发项目必须提前至10月31日完成，为此你召集了项目组成员进行一个如何提前完成任务的讨论会，作为主持人请你设计一个开场白。 * 三、会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 * 6.3 会议议程 一、 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 * 二、会议议程的设计步骤 突出问题 根据实际情况列出重要的问题。 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 * 实例：民航会议议程 （第 一 天） 星期二 2010年6月18日 08:30 签到 09:00 中国民用航空总局领导致辞 09:10 主办单位袁耀辉司长致开幕辞 09:20 承办单位致辞 段继延， 院长，中国民航管理干部学院 09:30 航空公司重组的关键因素 Laurence H. Alberts ，副总裁 Jonathan Gove ，亚洲合伙人 美智咨询公司（Mercer） 10:30 茶歇 10:50 中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之一） 邱连中， 中国民航管理干部学院客座教授 加拿大航空公司 战略规划部主任 * 12:00 专家楼A座