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第一章 1 文書處理手冊 一 文書處理手冊 ★★★★★ 壹 總述 一、文書之意義 本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之 一切資料。文書之種類： 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書。 機關內部通行之文書。 以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、文書之書寫格式 文書製作應採由左至右之橫行格式。 三、特定文書 檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑 務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報 所需之特定文書，或其他適用特定業務性質之文書等。 四、特定文書之書寫格式 除法律別有規定者外，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守 由左至右之橫行格式原則。 五、文書處理之意義 本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流 程。關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項， 均依本手冊之規定為之。 六、文書處理之步驟 收文處理 ：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 文件簽辦 ：擬辦、送會、陳核、核定。 文稿擬判 ：擬稿、會稿、核稿、判行。 發文處理 ：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 2 歸檔處理 ：依檔案法及其相關規定辦理。 七、電子公文之處理規範 機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原 則等，依機關公文電子交換作業辦法及「文書及檔案管理電腦化作業 規範」辦理。 機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及 所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管 理規範」等安全規範辦理。 各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應依 機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理。 八、公文之線上簽核 機關公文得採線上簽核，將公文之處理以電子方式在安全之網路作業 環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確保電 子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。 各機關實施公文線上簽核採電子認證者，應依「文書及檔案管理電腦 化作業規範」辦理。 九、電子化作業與檔案管理 各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之 相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。 十、文書之類別 文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄 本（件）、影印本或譯本。 正本及副本：均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行 之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。 抄本 （件）及譯本 ：無須加蓋機關印信或章戳。 抄本 （件）、影印本及譯本 ：其文面應分別標示「抄本（件）」、「 影印本」及「譯本」。 十一、公文行文時之分層負責 各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將 第一章 3 文書處理手冊 本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形訂定分層負責明細表，經核 定後，由各層主管依授權核判，其目的為了加速文書處理。分層負責明 細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 各機關為實施分層負責，逐級授權，依中央行政機關組織