文書組常見問題集（faq）-總務處.docVIP

文書組常見問題集（FAQ） Q1：發文歸檔如何？ ：承辦人員進入「本校網頁＞＞＞」Q2：文書組E-MAIL帳號？ ： Q3：文書組各式表格電子檔放在哪裡？ ：進入「本校網頁＞行政單位＞總務處＞文書組＞表格下載」，請依表格設計作業，不任意修改格式。 Q：：發文時，用「函」或「書函」？ 發文時函：上下級機關有所指示、交辦、批復、請求或報告時 2.發文時書函：代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如之正式性承辦人員就職掌事項，對上級有所陳述、請示、建議時使用。向或特定之對象宣布週知時使用。 公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。召集會議時使用Q5：公文是否發出？ ：電子交換、文書組處理完畢後，先電話通知承辦人來領取公文，如當天未領取，文書組即投入各單位信箱，承辦人拿到公文正本寄出。 、電子交換如受文單位能作電子交換，請附件電子檔，文書組即以電子交換遞送，交換成功會告知承辦人。 ＞＞Q6：如何調閱檔案？ ：進入「本校網頁＞行政單位＞總務處＞文書組＞表格下載」填寫「檔案調卷單」。＞ Q7：檔案調卷單在哪裡？ ：進入「本校網頁＞行政單位＞總務處＞文書組＞表格下載＞檔案調卷單」，請依表格設計作業，不任意修改格式。 Q：郵車及貨運班次：一、郵車約下午3：30前。 二、貨運、快遞等不定時。 Q：貨運及郵件：時間：上午 08：0～1：0前各單位須處理完整，並送到文書組者均於當日投遞。 二、13:30-14:00為文書組郵務處理作業時間，程序完整後再與事務組司機配合外出送到軍功郵局寄發郵件，時間為下午14：00。 三、下午13：0後送到文書組者隔日寄出。Q10：到校郵件、貨運、快遞等如何處理？ ：一、平信、限時信：均依單位投入信箱。 二、貨運、快遞、掛號等：文書組均登記。Q11：如何領取貨運、掛號等？ ：一、行政單位或以單位為收件人之物件，文書組以電話通知。 二、收件人以教職員工個人姓名： 均投入所屬單位信箱， 2.或以e-mail、通知。 三、日間部學生：通知單投入該班信箱。通知。 四、進修部師生由進修部總務組處理。 郵件領取時間：請務必註明收信人單位。掛號郵件於送達本校次日起 12日內領取，逾期退回原寄件者。 Q1：信件查詢 答：一、平信、限時信無法做查詢服務。 二、掛號信、貨運等均可電話查詢，或至文書組查詢。 Q1：郵件？ ：公務投遞：信封上務必寫明收件人地址、郵遞區號、姓名、單位、寄件人住址、單位、姓名。 投遞方式：例平信、印刷、掛號、限時專送、小包、航空。 如屬包裹、貨運務必綑綁、包裝完整。 如屬大宗平信、印刷郵件，必須清點份數，每捆 20，50....等一捆為整數。 如屬掛號大宗郵件： 需寫「交寄大宗函件執據」 黏貼「大宗郵資掛號已付函件收據」 每二十件一捆（同重量、同區放一起）。 到文書組彙整處理。 私人郵件服務： 請如不知道多少郵費可到文書組查詢。 劃撥費用請自理完整。 文書組恕不提供金錢交易（可到校內購買）。 Q1：