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对档案管理现代化的认识 　　摘 要：本文指出早期的档案计算机管理系统存在许多缺陷，提出了如何利用电子文档及网络这一更先进的科学技术管理档案信息，提供远程服务，从而创新对档案管理现代化的认识。 　　关键词：档案管理；现代化 　　所谓档案管理现代化，就是利用现代科学技术来管理档案。现代科学技术，目前得到世界各国公认的有生物技术、航天技术、新能源技术、海洋技术、信息技术等。其中，信息技术主要指信息的获取、传递和处理。而档案的知识性和信息性决定了档案管理的重心是如何最大限度地把档案的信息.快速、准确、方便地传输给利用者，也就是利用现代信息技术的计算机技术来管理档案信息。这方面的研究远远大于用现代化手段对档案的库房管理、对档案载体形态的保护等。 　　自从认识到档案管理的重心是档案信息处理的现代化之后，档案部门投入了大量的财力、人力，对档案原件进行加工（著录、标引），将有关信息存入计算机的存贮设备中，构成了二次档案信息——机读档案信息。 　　机读档案信息实际上是原始档案目录，如案卷目录、案卷文件目录，或者是档案中涉及到的人名、房地产等，以数据库的形式输入到了计算机的存贮介质上。这样做充分体现了计算机技术对档案信息处理的自动化，效率高，以及检索方便、快捷。但是，这种档案信息管理方式存在着以下缺陷： 　　1、数据输入的周期长。以数据库形式管理档案信息是按照一定的数据结构来实现的，数据库