文件档案管理制度(5页).docVIP

文件档案管理制度 总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 1、目的 为加强文件档案管理，有效保护和利用档案，更好地为企业建设和发展服务。 2、范围 适用于公司档案管理室。 3、职责 3.1档案管理员负责对文件档案实行集中统一管理； 3.2档案管理员负责公司文件档案的归档管理，为各部门提供档案服务，负责公司下设部门基本档案的归口管理。 4、内容 范围 凡是反映企业工作活动，具有查考利用价值的文书材料，应由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理，及时送交综合部档案管理员； 档案管理员负责接收外来文件和各部门递交的文件材料，按时间顺序在材料上标明序号，易于查找。 形式 文书档案按年度立卷归档，各职能部门在工作中形成的文书材料在次年二月底以前全部移交至档案管理员统一管理，对重要的档案资料，考备后送交档案室保管； 档案管理员对移交的档案资料必须认真验收，确保文书材料的完整性； 对规定应当立卷归档的材料，必须按照规定进行移交集中管理，不得承办单位或个人分散保存。 4.3 流程 文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 1.平时归卷 1.1 各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。 1.2归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。 1.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 1.8卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 4.4档案保管 1．档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2．库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 5．权限 1．借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。 2．借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。 3．借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 4．归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。 5．凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 五．保存周期 根据档案保管期限的规定，文件、档案的保存期限为五年。 六、销毁 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 七． 档案保密 1．档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 2．不得传播、议论有关机密问题。 3．档案资料不准带到公共场所。