档案整理操作手册.doc

档案整理操作手册 档案整理主窗口如图ZL-1。主窗口分为三部分：左边为档案类型列表，右边为主工作区。左边档案类型列表在打开档案文件后，可以根据需要显示和隐藏。 图ZL-1 在左边档案类型列表中选择需要整理的档案文件，双击打开此文件。显示如图ZL-2所示。主工作区上面是工具栏，修改，保存，刷新，删除，查询等。 图ZL-2 在档案浏览区，点击右键会弹出一个右键菜单。菜单项根据数据表属性和记录情况可用或不可用。 如果要修改记录，选择要修改的记录后，点击修改弹出修改窗口。如图ZL-3所示。根据要求修改相应的栏目，然后点击保存。如果临近记录也需要修改，可以通过点击上一条或下一条改变条目。如果修改后在没有保存之前想取消修改，可以点击取消退回浏览状态。 图ZL-3 用户可以点击刷新让显示的记录和数据库里的数据一致。 如果有些记录不再需要，可以先选择这些条目后点击删除。注意：删除时请确定这些条目不再需要后，再点击确定删除。一旦删除后这些条目将彻底从数据库里清楚，无法再找回。 如果用户需要只显示某些条目，可以点击查询，在工具栏下面会出现查询工具栏。在第一个下拉列表框中选择要查询的栏目，在第二个下拉列表框中选择查询条件，在后面的输入框中输入要查询的内容，然后点击重新检索。如果还想在上次的查询结果里查询，请按上面的步骤选择或输入，然后点击继续检索。如果用户想查看上次的检索结果，可以点击查询工具栏前面的后退检索，返回上次的查询结果。用户可以在多次查询记录中，根据需要来回切换。这果保存有十次的查询记录。 如果打开的档案有与之关联的档案，在点击右键后，菜单项“打开关联数据”为可用状态。点击此菜单项，在窗口的下方出现关联记录。如图ZL-4所示。关联窗口的工具栏和上面主窗口的工具栏功能基本一样。 如果在弹出右键菜单时的当前记录有关联原件，菜单项“打开原件”为可用状态。点击些菜单项，将打开查看原件窗口。原件查看窗口如图ZL-5所示。在左边文件列表中双击文件名称，如果是系统能够识别的文件类型，系统会自动打开文件。如果是系统不能识别的文件类型，将调用外部程序打开，有时需要用户为相应的文件类型选择打开程序。 图ZL-4 图ZL-5 如果需要多件归一件时，选择要归一件的条目，然后点击右键，菜单项“多件归一件”为可用状态。点击此菜单项，通过确定后打开一个选择主件窗口，如图ZL-6所示。在定为主件的条目上点击一下即为选择了主件，然后点击确定即可，提示成功后关闭窗口。 如果需要取消多件归一件，在需要取消的记录上点击右键，菜单项“取消多件归一件”为可用状态。点击此菜单项，可以取消多件归一件。 图ZL-6 如果需要对一批记录进行修改，可以使用批量修改功能。选择需要修改的记录，如果没有选择记录，将修改全部记录。点击右键，选择“批量修改选择记录”，打开批量修改窗口。如图ZL-7所示。在左上方选择要修改的栏目，左下方选择修改功能。右上方为修改功能简短说明，右下方为根据需要输入或选择内容。具体操作请根据右上方的说明输入。 图ZL-7 在主工作区（图ZL-2）中，如果只想显示一些主要的栏目，使不重要的栏目隐藏，可以点击右键选择“设置栏目属性”。弹出窗口如图ZL-8所示。把不想显示的栏目取消选择框，然后点击保存。没有选择的栏目将不再显示，如果想让隐藏的栏目显示，用同样的方法把要显示的栏目选择上，点击保存即可。如果需要全选，可以点击全选按钮。 图ZL-8 在主工作区（图ZL-2）中，可以通过拖动列标题栏来改变列的顺序。当鼠标变为时可以拖动改变列宽，窗口关闭时系统会自动保存状态修改。 在主工作区（图ZL-2）中，如果需要对记录按照某一列或多列排序，可以点击右键选择“设置默认排序”。弹出窗口如图ZL-9所示。左边为待选排序的栏目，右边为已选排序的栏目。在左边选择需要排序的栏目，双击此项或点击列表上方的加入排序按钮，把此项加到已选列表。如果要按某栏目升序或降序排列，在右边选择排序栏目，再点击升/降按钮来 图ZL-9 改变升序或降序，或在此栏目上双击也可。用上移或下移铵钮改变排序的顺序。设置好后，如果想在以后打开此档案时自动按此设置排序，请点击设置默认，再点击排序，记录即按设置排序。 对于档案有归档要求的，在主工作区的工具栏上会出现一个归档按钮。要让归档工作正常运行，要事先在词组设定里设置归档属性。详细操作请查看词组设定使用说明。如果在词组设定里设置好后，点击归档铵钮后，会弹出如图ZL-10所示的窗口。可以选择归档或全部归档。在窗口显示后，目的表栏目名称会自动和源表栏目名称对应，如果没有对应的，可以根据需要设置对应关系。设置好栏目对应关系后，点击确定按钮后开始归档。归档操作包括：编件号和复制到指定文件级。如果暂时不想归档，请点击取消按钮终止归档。 ZL-10 如需要打印报表，点击主窗口的“报表”菜单