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项目四 收文处理程序 项目目标 1、知识目标： 掌握收文处理程序各环节的内容及其工作要求 2、技能目标： 能够准确按照收文处理程序办理收文 收文处理程序 签收—拆封—登记（收文）—审核（收文） 分送—传阅—拟办—批办—承办—催办 注办—归档 一、签收 （一）签收的含义 是单位秘书人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿上签字，表示文书收到。 （二）签收的程序 1、清点 2、检查 3、签字 送文登记簿（表格样式） 二、拆封 （一）拆封的含义 把接收到的文件封套打开，并取出封内文件及其他材料的过程。 （二）拆封的程序 1、确定拆封范围 2、启封 3、检查核对 二、拆封 （三）注意事项 1、急件、密件应当先启封，以保证其得到优先处理。 2、拆封的文书要分门别类用文件夹分别存放，并按重要程度或紧急程度自上而下叠放。 3、拆封后的信封和包装封袋一般不留存。 三、登记（收文） （一）收文登记的含义 对收到的文件的基本要素项目和内容作一定形式的记录。 （二）收文登记的形式 1、簿册式（适合按时间顺序进行登记） 2、卡片式（便于多人同时登记利于分类查找，但容易混乱丢失） 3、联单式（减少重复登记的手续，不便于保管和整理） 三、登记（收文） （三）收文登记的方法 1、总登记 把所有收到的文件按照年度、收文时间先后顺序登记，适合收文数量较少的单位。 2、分类登记 把所有文件先分类别（文件来源、内容分类），再在各类别内编流水号登记。适合文件数量较多的单位。 三、登记（收文） （四）收文登记的项目（及收文登记簿） 顺序号、收文日期、来文单位、来文字号、文件标题、密级、签收人、处理情况等。 收文登记簿 三、登记（收文） （五）收文登记具体要求 1、凡收到重要文件都要登记 2、仔细确认不必登记的文件 3、根据具体情况采取总登记或分类登记 四、审核（收文） （一）收文审核的含义 文秘部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文，从内容、形式、行文制度等各方面进行审查核对。 四、审核（收文） （二）收文审核的重点 1、是否应该由本机关办理 2、是否符合行文规则 3、内容是否符合国家法律法规及其他有关规定 4、涉及其他部门或地区权职的事项是否已协商、会签 5、文种使用、公文格式是否规范 五、分送 分送的含义 又称为分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件内容和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门或承办人员阅办。 六、传阅 （一）传阅的含义 对需要送有关领导人和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。 （二）传阅的方法 1、传阅顺序按照职务由高到低 2、传阅途径以组织传阅的文书人员为中心进行放射状传阅 3、根据具体情况可调整传阅顺序 六、传阅 （三）传阅的要求 1、每份传阅的文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单 2、传阅文件要有时间限制 3、文件传阅完毕要及时交给办公室保管 4、有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作 七、拟办 （一）拟办的含义 对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。 （二）拟办的要求 仔细阅读全文，根据收文的性质、内容、密级、时限和阅读范围，以及机关领导的分工、部门的职能职权等情况，简明扼要提出切实可行的意见。 七、拟办 （三）拟办的方法 1、直接写出对收文的初步办理意见： “拟~~~~~”，“建议~~~~~~” 2、请有关领导作出指示： “请XX总经理阅示” 3、需转有关业务部门研究答复的，可写明： “拟转请XX部门研究提出意见” 七、拟办 （三）拟办的方法 4、应由主管业务部门处理的： “拟转请XX部门阅处” 5、需要批复的，可写明： “拟批复同意”，“拟以办公室名义批复同意” 6、请求批转的，可写： “拟同意批转，待原则同意后再进行文字审修” 七、拟办 （三）拟办的方法 7、需要传阅的，写明： “请XX、XX阅” （四）拟办注意事项 1、需多个领导批示或阅读的文件，要特别注意领导人之间批示和传阅的顺序。 2、拟请多个领导传阅的，按职务由高到低 3、拟请多个领导批示的，按职务由低到高 七、拟办 （五）拟办意见的性质 1、参考性 2、差异性 3、概括性 八、批办 （一）批办的含义 机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题作出最后决定，在文件办理单上加以指示或批示的环节。 八、批办 （二）批办意见的写法 1、同意拟办意见 （1）同意 （2）原则同意 （3）拟同意 2、变更拟办意见中的部分内容并作适当补充 八、批办 （三）批办的注意事项 1、领导在批办前要认真阅读全文，仔细考虑拟办意见后再作批示 2、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应签署意见、姓名和审批日期