会议管理资料.ppt

◆重分文件。对于一式多份的会议文件材料，只须保留一两份，其他多余分数不必保存。 ◆事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。 ◆未文成的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件，领导指导性文件和其他属于政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。 ◆内容被其他文件包括的文件资料。 对于上述无须立卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。 2）会议文件立卷归档分工。进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。 ⑶会议文件立卷的基本原则和方法 1）会议文件立卷的基本原则。会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。 2）会议文件立卷方法 ①编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依据事先编制好的案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制初的案卷分类名册。 ②灵活运用文件的特征立卷。可以概括未6个特征：部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。 ⑷ 会议文件立卷工作程序。本部分主要针对的是会议文件立卷工作，对于信息的立卷归档可参考文档管理部分。1） 大中型会议文件立卷① 收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。  ◆分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜（不包括原稿）。重要会议文件的初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。◆注意收集领导阅办完的会议文件资料。◆主义收集会议的非正式文件，如来往电报、电话纪录、证件等。 ②甄别整理◆检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。◆剔除不需立卷归档的会议文件资料。 ③分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体分类，区分为主要文件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发芽、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料单独立卷；一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷；大会发言按发言日期立卷；书面发言按地区或单位立卷；通知、来往文书均按时间立卷。④组卷。组卷时最好将永久、长期、短期3个保管期限的文件分别组卷。同时为使案卷不受污损，要拆除文件、资料上的金属钉和障碍物，主义文件资料页码顺序的排列。 ⑤卷内文件编目。定卷以后在会议文件资料上加盖编目章（包括卷号、顺序号），以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。⑥填写卷内文件资料备考表。即对每次会议卷内文件资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程度和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者、检查者还要签注姓名和立卷时间。 ⑦拟定案卷标题。每个案卷要拟定标题，一般应反映出会议名称、作者和主要内容。标题通常由作者、问题、名称3部分组成。 ⑧ 填案卷封面。 ⑨案卷排列。大中型会议文件资料的分卷，也按保管期限、重要程度和时间排列。 ⑩ 编写案卷目录。案卷目录是登记案卷和提供利用档案的基本工具，一式三份 ，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。正常情况下，应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。2） 日常工作会议文件资料立卷。 ㈡ 示例分析（略） ㈢工作程序文件资料立卷归档的基本程序归纳为：将收集的文件资料进行登记 ------向上级总结、汇报情况------甄别整理、分类归卷------卷内文件的排列------卷内文件的编号、编目------填写卷内文件的备考表------案卷标题的拟制------填案卷封面------移交给档案室------清理、销毁不再利用的纸张。 会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。 大会文件基本上要按重要程度和时间进行排列的。 按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存3分。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。 严禁将会议文件、简报等当废纸出售。  ㈣注意事项1. 整理会议文字记录⑴ 熟悉有