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实事档案监管的意义探索 作者：吕泽萍 单位：山西省电力公司人事董事部 实物人事档案材料具有独特的形成规律 一是主要依靠人事档案管理人员的主动收集与各相关业务部门的积极送交两个途径，个别在职学历学位材料、荣誉、专家资格等则有可能由本人转交业务部门经鉴定后收入其实物人事档案。二是大部分实物人事档案材料都是由本人填写形成的，如“履历表”、“自传”、“学年自我鉴定”、“入党志愿”、“劳动合同”等材料。三是“实物人事档案”的形成具有独一无二的“原始性”。“传统载体档案，特别是纸质档案，因为字迹或者是档案内容信息与纸张或者是记录载体的不可分离性，档案原始性的外在表现是档案载体的唯一性，档案是独一无二的。” 实物人事档案与档案所有者本人的生命生涯息息相关。可以说，一个人的生老病死、身份变迁、职业生涯变化都要在其档案中有所体现。四是人事档案具有特殊的历史沿革，政策性比较强。主要服务于各级政府、企事业单位的人力资源、人事管理工作，具有不可替代性。虽然今后信息化管理的要求不断提高，但是，实物人事档案的本体和载体地位无可动摇，甚至有着超越电子信息档案的重要地位，因为人事档案基本属于不可再生资源，即我们无法补制“原汁原味”的档案材料，就像时光无法倒流一样，一些重要的档案材料一旦丢失则无法补齐，因此，在当今信息化的时代，我们越发要做好实物人事档案的保护与管理，确保电子信息档案的数据来源真实、有效、可靠、可信。 实物人事档案的现状及发展趋势 1.新旧体制转轨时期的管理现状 目前，实物人事档案管理体制基本处于新旧体制转轨时期，既沿袭旧制，又有突破的趋势。一是“身份管理”模式淡化。现人事档案管理主要按照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，虽然名称上还带有“干部”二字，国家没有出台针对实物人事档案管理的新政策，但是，随着管理的进步与改革，从过去的“干部档案”、“工人档案”的“身份”之分，到目前的“员工”档案，实物人事档案基本上不存在区分“干部”身份，所有人员的实物人事档案管理标准统一，格式一致，有利于对档案的统一管理，以往管理“脱节”的现象也得到了很大改善。二是“格式改版”已成定局。随着“关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知”[组通字（2012）28号本通知自2012年7月1日起实施]的正式发布，之前“呼声很高”的困扰实物人事档案工作多年的档案材料大小、格式问题得以彻底解决：今后实物人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm），材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。这大大减轻了实物人事档案工作者的工作负担，避免了实物人事档案管理中不必要的“裁剪”、“裱糊”麻烦，也节省了一大笔相关工具的配置费用，符合现代管理的本质需要，更大程度上的保护了实物人事档案材料的原始完整性。 三是审核管理重点转向“内”求。根据中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知要求，今后实物人事档案审核的重点较以往侧重于实物人事档案外观整齐规范不同，增加了对“干部人事任免材料”内容的审核，并强调干部任免考察材料不得缺失的审核重要性。特别是对干部任免材料中的“三龄一历”（出生时间、参加工作时间、入党时间、学历）等材料的重点审核以及干部工作学习培训经历履历填写的规范要求都予以了强调，这充分显示了实物人事档案的内在核心价值得到了充分的重视，也侧面彰显了我国人事管理的进步和科学，为实物人事档案管理注入了新的内涵。 2.实物人事档案与电子人事档案匹配对应同步动态管理成趋势 随着ERP（企业人力资源管理信息系统）以及人力资源管控系统等现代管理手段在人事管理工作中的深入应用，实物人事档案管理需要与电子人事档案信息系统不断对接，实现数据交互，人事信息的动态更新、及时性得到了前所未有的重视，这是基本的管理需要，但也是实物人事档案管理突破瓶颈的所在。目前，不同程度地存在着员工人事电子信息同实物人事档案不对应，或者口径不同，甚至缺失。主要原因在于：信息化管理的初期，实物人事档案信息如何快速及时转化为电子人事信息是困扰广大实物人事档案工作者及人力资源管理工作者的一大难题。但是，这是现代化管理不可避免的突破与变革，我们不能因循守旧，而要大胆革新，努力寻找出适合解决问题的捷径与方法，早日实现实物人事档案与电子人事档案信息管理的畅通无阻、动态更新。 实物人事档案独特的价值作用 随着实物人事档案所涉及的个人上学、就业、调配、提职、离退休高职待遇、特殊工种待遇的密切