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湖南顺天集团行政助理工作流程 目 录 职责描述 2 一) 工作报表 2 会议纪要统计表（上传） 2 月报统计表（上传） 2 周报统计表（上传） 2 部门周报工作总结一览表（上传） 2 固话费用情况表月报表（上传） 3 二) 日常事务流程 3 手机号码加入集团网管理流程 3 证照管理借阅流程 3 办公设施的维护管理流程 3 办公设施的对外报修管理流程 3 会议室管理流程 4 联合年检（市工商局/市统计局/市外汇局/国税局/地税局/市商务局）操作流程 4 行政车辆维修管理流程 4 行政车辆派遣流程 4 差旅票务处理流程 4 印鉴使用流程 5 LED显示屏使用与管理流程 5 审批流程 5 办公用品、保洁用品采购申请流程（每月10日前提交） 5 材料领用流程（纸质，电子单并行） 5 行政相关费用报销流程 6 费用申请流程（电子单） 6 费用付款流程（费用付款纸质，费用申请电子档并行） 6 文印工作流程（文印后外送材料） 6 服务（技术）合同审批流程 7 物料/设备报废申请流程 7 固定电话和个人移动话费处理流程 7 出差申请流程 7 电子公文发文流程（纸质存档、电子档公告） 7 职责描述 负责办理公司相关证照（企业营业执照、组织机构代码证、安全生产许可证、批准证书、外汇登记证、税务登记证等），并确保其有效性； 负责公司行政相关费用管理（包括固定电话费用、移动电话费用，办公用品费用、行政车辆维修费用）； 负责公司接待相关工作，包括行政车辆的调度，客人接待，公司相关人员车票、机票购买； ；说明：出差1天由部门经理审批，≥2天由总经理审批 目的：确保其使用的准确性、安全性 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 各部门 印鉴使用人填写印鉴使用申请单（电子/纸质） 24小时 领导审批 相关领导 （行政章）所属部门主管（电子表单审核/纸质印鉴登记本签字）批准/（合同章、总经理印签章）总经理（电子表单审核/纸质印鉴登记本签字）批准/（董事长印鉴章）董事长（电子表单审核/纸质印鉴登记本签字）批准 24小时 复核 行政助理 （电子单）行政助理根据发起部门电子审批单号核实/（纸质）行政助理根据印鉴使用情况登记表所有在部门主管签字或电话短信核实 24小时 盖章 行政助理 行政助理凭（印鉴使用申请电子单号/纸质印鉴登记本签字页）核实后盖章 24小时 差旅票务处理流程 目的：接待工作 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 经理、主管及以上人员 经理、主管及以上人员提前2天提出票务需求告知行政助理 提前2天 购票 行政助理 行政助理提前一天提出用车申请填写派车申请单 提前1天 购票 行政助理 告知人事行政总监/经理 24小时 购票 行政助理 填写派车申请单由部门主管审批签字 24小时 购票 行政助理 凭签字后的派车单使用车辆 24小时 购票 行政助理 去车站购买车票 24小时 车票发放 行政助理 购回的车票送至票务需求申请人 24小时 证照借阅管理流程 目的：规范公司证照管理 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 借阅人 证照借阅发起人提出借阅申请 提前2天 审批 部门主管 发起者所在部门主管审批后签字 提前1天 借阅 行政助理 行政助理核实 借阅当天 借阅 行政助理 登记借阅情况并登记借出时间后提供资料 借阅当天 归还 行政助理 借阅完毕原件归还行政部并登记归还时间 归还当天 行政车辆派遣流程 目的：规范公司行政车辆管理 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 各岗位 提前一天提出用车申请 提前2天 审批 部门主管 审批签字 提前1天 填写派车单 行政助理 凭签字后的派车单告知行政助理需调派车辆 使用当天 派车 行政助理 调派司机及车辆 使用当天 还车 使用人 用车完毕后车辆派车单交至人事行政部存档并记录使用情况 用车完毕后 用车费用 使用人 用车费用结算单经用车部门和驾驶员双方签字确认后提交财务部 用车完毕后 行政车辆维修管理流程 目的：加强公司行政车辆维修管理 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 车辆使用人 按时做车辆维护及保养并提交车辆维修费用申请 提前5天 费用审定 车辆使用人 车辆维修合同单位提交维修情况费用记账清单和发票 提前3天 费用核实 行政助理 费用核实（按车辆维修情况按部门分类） 费用报销 车辆使用人 填写车辆维修报销单 手机号码加入集团网管理流程 目的：加强公司集团微网管理 流程步骤 执行岗位 作业标准 时限 输出内容 新进员工 新来员工提出入网申请并提交身份证复印件和手机号码 提前2天 核实 行政助理 核对信息 提前3天 开通 行政助理