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《企业总务用品管理实施办法》.doc
Q/HE
河南XXXXXX股份有限公司企业标准
Q/HE G2307—2010
总务用品管理实施办法
2011-04-01发布 2011-05-01实施
河南卫华重型机械股份有限公司发布
前 言
Q/HE G2307—2010《总务用品管理实施办法》是河南XXXXXX股份有限公司行政综合管理系列标准之一。
本标准由河南XXXXXX股份有限公司财务部提出,由河南XXXXXX股份有限公司标准化委员会管理标准工作办公室归口管理。
本标准经河南XXXXXX股份有限公司各相关部门审核会签,由河南XXXXXX股份有限公司总经理XXX批准。
本标准主要起草单位:河南XXXXXX股份有限公司财务部。
本标准主要起草人:XXX。
本标准于2011年4月1日发布,2011年5月1日起实施。
总务用品管理实施办法
1 目的
为了加强对公司总务用品的管理,完善总务用品出入库手续,提高工作质量和效率,特制定本办法。
2 范围
本标准规定了河南XXXXXX股份有限公司总务用品的分类、计划采购、出入库流程及盘点、报销。
本标准适用于河南XXXXXX股份有限公司总务室工作管理办法。
3 职责
3.1办公室负责制定总务用品的采购计划和出入库管理及其他日常管理。
3.2财务部负责对总务用品进行核算和监督。
3.3采购部负责总务用品的采购,按《物资采购管理制度》执行。
4 总务用品的分类
总务用品按使用性质分为:办公用品类、招待礼品类、受赠礼品类、福利用品类、劳保用品类、旧物类、药品类、其他类。
4.1办公用品类包括文具类、印刷品类、文印耗材类、不构成固定资产的办公机具类。
4.1.1文具类:笔、墨水、稿纸、笔记本、胶水、固体胶、电池、刀片、回形针、钉书机(针)、胶带、美工刀、台历、证书、过塑膜、胸卡皮、相纸、信封、红包、档案盒、文件袋、橡皮、票据夹、抽拉屉、手提袋(纸、布)、印油、复写纸、文件夹、文件架、光盘盒、口取纸等各类文具。
4.1.2印刷品类:请假条、报销单、借款单、帐本、入(出)库单、出差审批表、粘贴单、派工单、信封、纸杯、邮件费用(邮票、快件、特快)、样本、折页、概况、等各类单据。
4.1.3文印耗材类:复印纸、制版纸、传真纸、描图纸、色带、速印机墨、速印纸、光盘、显影液、晒图纸、硒鼓、墨盒、墨粉等与文印相关的各类物品。
4.1.4办公机具类包括U盘、计算器、电话机、办公桌、办公椅、档案柜、保险柜、沙发、茶几、饮水机、验钞机等不属于一次性消耗的物品。
4.2招待礼品类包括烟、酒、茶叶、水果、糖果、牛奶、火腿肠、方便面、手表、纪念币、包、工艺品、纯净水、矿泉水、抽拉纸、手帕纸、湿巾。
4.3受赠礼品类包括各种接受赠送的礼品。
4.4福利用品类包括水盆(桶)、脸盆、纸篓、垃圾斗、拖布、保温瓶、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗洁净、木浆纸、卫生纸、床上用品、蚊帐、床单、被子、被罩、煤炭、炊事用具、消毒柜、餐桌、餐椅、电视柜、床、梳妆台、卫生间用具等所有与员工福利有关的物品。
4.5劳保用品类包括因工作所需的各类服装及毛巾、洗衣粉、香皂、防砸鞋、绝缘鞋、安全帽等劳保用品。
4.6旧物类包括以旧换新及其它原因退回入库已使用过的所有旧物品。
4.7药品类包括各种为员工服务的医疗药品。
4.8其他类指不属于以上项目物品。
5 总务用品的计划与采购
5.1办公室应规定常用物品库存的最低限额,总务室保管员每月进行预警统计上报到办公室,作为采购计划的依据。
5.2办公室应于每月25日前制定次月总务物品采购计划(格式见附件-2),由办公室负责人、主管副总审核,经总经理审批后,报采购部进行采购。
5.3采购应以批量为主,大宗物品采购按《物资采购管理制度》和集团《招标管理规定》执行。
5.4未在采购计划中体现的、临时性物资采购,可按《物资采购管理规定》执行。
6 总务用品的入库程序
6.1总务用品入库的办理要求
6.1.1总务用品入库均应由总务室保管员统一填制“实物入库凭单”,对各类入库物品应认真核对验收入库。
6.1.2保管员未见实物,不准办理入库手续(煤炭的入库可凭相关人员已审签的过磅单办理入库)。
6.1.3“实物入库凭单”必须经保管员、采购员共同签字,行政副总审核,同时加盖办公室部门章。
6.1.4入库单必须连续编号,不准断号、缺号、空号或跳号。
6.2购置的总务用品入库程序
6.2.1外购的总务用品,采购员无论是否取得发票,均应当及时到总务室办理入库手续。总务室保管员应按照实际入库的物品名称、规格型号、数量、发票(合同注明)的单价和金额或采购员
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