如何高效管理电子邮件解读.pptVIP

感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huang@ 2010年8月8日 * 时至今日，脑力劳动的效率仍然非常低，这是信息社会需要解决的难题。每个国家、每个行业、每家企业的竞争力都有赖于此。 ——彼得·德鲁克 “现代管理学之父”、“大师中的大师” 序言 我将同大家分享： 减少邮件负荷的新鲜而有趣的办法 摆脱电子邮件的“转轮” 序言 每天充满了邮件、报告、会议需要处理 PDA叫不停，刚开始还喜欢这种科技感，每天24小时在线，现在越来越讨厌。 在大量的邮件中存了真正需要的东西，但到后来却怎么也找不到了，像蒸发了一样。 有时感觉就想一只仓鼠，在发送、转发、接收、查找的转轮上跑。处理越快越忙乎。 那怎么办？ 序言 序言 平均每天收到20封邮件 发出10封左右 也就是每天收发30封邮件 全年工作251天，全年要处理的邮件达（封）： 平均封邮件处理时间3分钟 全年处理邮件时间达到（分钟）： 全年处理邮件的天数约47天，每月工作21.75天 每年有约2个月在处理邮件！ 除了呼吸 处理email成了我们做得最多的事。 序言 首先给自己制定一个简单的目标吧：处理邮件的时间缩短20%？ 在处理电子邮件上少花20%时间，能节约多少时间？ 每天收发的电子邮件数 每年收发的电子邮件数 花在电子邮件上的天数 节省20%时间后省下的天数 10 2510 16 3 20 5020 31 6 30 7530 47 9 40 10040 63 13 50 12550 78 16 序言 序言 小窍门 激励自己完成目标， 需要给自己简单、足够的动力。 给我力量！ 目标 目标类型 1、每周给父母通30分钟电话，聊聊天。 个人 2、每周花1个小时学习Excel函数。 工作 一、减少电子邮件数量 原则：“发得少收得的就少。” 现实：收到5封email中就会有3封需要回复，同理，你发出的5封邮件中就会回来3封。（飞去来器效应） 推理：少发1封email，邮件数就 会减少12%。 问题：“我发出去的邮件大多数非常必要” 现象：1、PDA 2、回复所有人 思考：自己在email混乱中扮演的什么角色？ 不需要给一个标准，但希望能给大家一个简单的工具，让大家更清楚地辨别哪些邮件应该发，哪些邮件不应该发。 一、减少电子邮件数量 1-2-3电子邮件数量工具 1、必要？ 及时 相关 完整 2、合适？ 合规 职业化 不得罪人 3、目标正确？ 回复所有人 群发名单、抄送 最佳渠道 然后点击发送 首先询问自己： 仅供参考（FYI）的邮件 琐碎的感谢邮件 多余的电子邮件 不完整的电子邮件（PDA） 包含可以搜索到的信息的邮件 一、减少电子邮件数量 1、必要？ Q：忙碌的收件人是否需要这封email？ A：给收信人工作中真正需要的，有针对性、有意义的信息。 我邮件 我们邮件 2、合适？ Q：这封email是否合规、职业化、不得罪人？ 审查、 关键词 灰色地带、 证据 职业化？失面子 说者无意，听者有心。 一、减少电子邮件数量 3、目标正确？ Q：我的信息是否通过最佳渠道发给了正确的接受人？ 回复所有人 抄送 群发 一、减少电子邮件数量 一、减少电子邮件数量 “回复所有人”的副作用：要么没功夫来参与你一厢情愿认为大家愿意参加的讨论，要么就膨胀成一个巨大的非同步的虚拟讨论圈。 解药： 偏方： NRN（No Reply is Needed） NTN（No Thanks Needed） “抄送”和“群发”的副作用：误抄送给无关的人员容易引起抱怨；过多的群发让人感觉发信人紧张不安、效率底下；不利于打造职业化的个人形象。 解药： 1、时代变了，“抄送”和“群发”必须有所收敛，只抄送给真正需要知道这条信息的人。 2、根据不同的目的制定不同的群发通讯组，并保持其最新状态。 3、不要只依靠电子邮件，必要时组织实时讨论吧（电话、视频、会议）。 4、不要忘记及时信息工具（Instant Messaging， IM ），进行更有效率的及时讨论。 一、减少电子邮件数量 小结： 现在这个年代，通信交流的手段太多，我们应当经常问一问自己：“我的信息用这种渠道发送是最好的吗？” 下面大家一起来看两封邮件 对比哪一封你看起来感觉要好些？ 二、提高电子邮件质量 OK，看了刚才的两封邮件，下面我们来看看怎么提高电子邮件质量吧。同样很简单的工具： 二、提高电子邮件质量 A-B-C电子邮质量工具 加强抬头 雕塑