商务电子邮件的规范使用解读.pptVIP

* * * 你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出~ ？这些电子邮件正确吗 例一： 例二： 例三： 例四： ？您在使用电子邮件时做到了吗 经过这一系列的交流，大家对商务电子邮件的规范使用应该有初步的认识了。归结到底，两句话： ○只发有必要的邮件! ○让邮件为你的工作带来价值! 谢谢！ * * * * * * * * * * * * * * * * * * 商务电子邮件的规范使用 目 录 正式工作报告/汇报/申请/请示及上级批复/指示/安排 部门之间事务往来 通知、通告、通报、公告、周知事项、建议性意见、文件发布 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 一、注明邮件主题 ○主题是接收者了解邮件的第一信息，通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 ○主题应尽量简明、扼要，能反映文章的内容和重要性。 ○一封邮件尽可能只针对一个主题。 ○可适当使用大写字母或特殊字符来突出主题，引起收件人注意，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。 ○回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题。 ○主题千万不要出现错别字。 ？这些主题恰当吗 1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、答复：关于**和**等相关问题的回复 5、RE： RE： RE： …… 二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语 三、正文内容 四、附件 五、结尾签名 ○对方可以清楚的知道发件人的信息 ○签名信息不宜行数过多，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息 XX 广西三原高新科技有限公司(） 总工程师办公室 地址：广西南宁高新技术产业开发区科园东十三路6号 电话号码：0771-3828488-59 邮件地址：sysokean_zsb@163.com ○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细些。 ○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般应选择比正文的小一些。 为免出现乱码，字体 要匹配，统一选用： 简体、繁体或英文 可在邮箱中设置多个签名档，灵活 调用。 ？这样的邮件恰当吗 1、直呼收信人全名 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” 3、邮件中文字拼写错误 抄送？密送？ 一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC） 二、如何确定主送人和抄送人 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给本部门的主管和对方部门的主管。 （如有必要应该抄送给主管的主管，一般情况下，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。） 项目通报类的邮件 主送：项目小组成员 抄送：项目小组成员的直接上级、项目主要领导 工作计划类的邮件 主送：工作计划下达对象 抄送：直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 三、邮件发送的时候应避免以下现象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 四、邮件的回复 五、邮件发送的总体原则 慎选“群发” 慎选“抄送人” 慎选“全部答复” 请为对方节省时间 不要在邮件里讨论问题 把邮件信息发给最需要它的人 有条件的话，抛开邮件，强调“面谈” 六、发送邮件之前要依次确认 主题已添加 收件人、抄送人无误 附件已添加 邮件内容无误 个人签名档无误 ？电子邮件的基本礼仪大家都懂 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、必须要有称谓，称谓要得当。 3、正文内容要措辞得当，多用敬语——您好！谢谢！请！… 4、开头结尾都要有问候语 5、行文通畅，不要出现错别字。 6、邮件有附件的要注意礼貌提示。 7、收到邮件应尽快回复，一般不超过24小时，特别是紧急邮件需2小时 内回复，暂时无法确切回复的可先确认一下收到。 8、若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。 9、电子邮件不要过于花哨。 10、结尾最好有问候语。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *