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*****村镇银行股份有限公司
文书档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强*****村镇银行股份有限公司(以下简称“本行”)文书档案的科学管理,充分发挥文书档案服务于各项业务工作的作用,根据《中华人民共和国档案法》及相关档案工作的制度和规定,并结合本行实际情况,特制定本制度。
第二章 文书档案管理的任务
第二条 本行办公室设立文书档案室,统一管理本行的文书档案资料。文书档案由档案室专职人员立卷,各部门综合人员负责向档案室提供有关文件、材料。
第三条 文书档案管理的主要任务:
一、搞好文书、材料的立卷、归档工作;
二、负责档案资料的收集、整理、保管和统计工作;
三、负责档案资料的调阅和利用工作;
四、组织安排对已超过保管期限的档案资料的鉴定、销毁工作;
五、严格执行本行保密制度,保护档案的完整和安全;
六、办公室对各部室立卷工作有业务指导和督促的任务。
第三章 文件材料的分类方案
第四条 文书档案的分类方案有类别:综合类、审计稽核类、计划财务类、人教类、纪检监察类、党群类、安全保卫类、中间业务类、基本建设类、设备类等。
第四章 文件材料的立卷归档
第五条 文书档案立卷归档范围
一、本行自身形成以及与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料:
(一)各种工作规划、计划、总结;
(二)反映本行业务活动的文件材料;
(三)正式发文,包括转发或与其他单位联合颁发的文件;
(四)本行制定的章程、制度、办法等规定性文件材料;
(五)党支部、团组织、工会和各职能部门在工作中形成的重要文件材料;
(六)涉及机构、人员编制、干部任免、人事劳资、专业职务评聘、培训、保卫、财务、审计、计划等方面的文件材料;
(七)与有关单位签订的各种合同、协议文件材料;
(八)本行重要的调研资料;
(九)本行财产、物资、档案等交接凭证、清册;
(十)本行关于安全保卫工作的通知、报告、总结及安防设施检查、自查及验收的相关文件材料;
(十一)外事工作及有关领导视察中形成的批示、题词、照片、录相、录音、光盘等文件材料;
(十二)本行编印的工作动态,例如:周报、月报、年报等、工作简报、专报信息及员工会和办公会纪要等;
(十三)历年的大事记。
二、本行与有关单位之间的来往文件材料,包括:
(一)相关部门的所有来往文件;
(二)有关单位颁发的非本行主要业务但需要执行的法规性文件;
(三)有关单位对本行工作检查形成的重要文件;
(四)参加相关部门会议的会议材料;
(五)有关单位与本行联系、协商工作的重要往来文件。
第六条 各部门需收集、提供的文件材料范围
一、营业部需收集、提供的文件材料范围:
(一)本行关于财务工作计划、总结、报告、分析;
(二)本行关于营业部决算的意见;
(三)本行行关于财务决算工作的有关材料;
(四)本行关于销毁作废的银行汇票、票证专用章和密押的通知、通告;
(五)本行关于财会工作的专题、典型的调查报告;
(六)本行关于收贷、收息的报告;
(七)本行关于财务检查的自查报告;
(八)本行关于业务、系统、人员交接及人员出入等相关的各类登记簿;
(九)本行关于计算机安全检查、运行情况通报、专题报告文件材料;
(十)本行关于反洗钱工作的通知、通报及报告等文件材料;
(十一)本行关于中间业务、保险代理业务收费、统计等文件材料;
(十二)其他相关材料。
二、办公室需收集、整理文件材料范围:
(一)本行自身形成以及与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料。
1.各类会议的文件材料,例如:股东会及党、政、团、工、妇的会议、工作会议、专题会议、办公会议等文件;
2.正式发文,包括转发或与其他单位联合颁发的文件;
3.反映本行业务活动的各种工作规划、计划、总结、报告、要点、统计等文件材料;
4.本行关于普法教育工作等文件材料;
5.本行各部门及部门人员向行领导呈送的请示、报告等有行领导批示的文件材料(包括签报、购物申请单等);
6.各职能部门在工作中形成的重要文件材料;
7.本行关于安全保卫工作的会议通知、讲话、报告、总结、典型材料等文件材料;
8.本行重要的调研资料;
9.各级领导视察、检查本行工作形成的文件材料;
10.涉及机构、人员编制、干部任免、人事劳资、专业职务评聘等方面的文件材料;
11.本行制定的章程、制度、办法等规定性文件材料;
12.与有关单位签订的各种合同、协议(贷款合同、房屋租赁、设备购置等)文件材料;
13.本行财产、物资、档案等交接凭证、清册;
14.本行编印的工作动态。例如:工作简报、专报信息和办公会纪要等;
15.涉及系统、人员及本行安防设施及组织结构的各类安全防范材料及表格;
16.外事工作及有关领导视察中形成的批示、题词、照片、录相、录音、光盘等文件材料;
17.本行组织机构沿革、领导
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