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档案管理技能训练 主讲人：王春泉 课程的目的与任务:档案管理学是档案学专业的一门重要专业基础必修课，理论性和实践性强。通过本课程的学习使学生能够较系统地了解、掌握档案管理的基本理论和具体方法。本课程的重点：本课程应把重点放在培养学生对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等方面的理解与掌握，并通过一定的实例分析，提高学生对档案进行管理的实际能力。 Q Q：529096412 联系电话 第一章 走进档案室（馆） 第一节 档案概念、分类及工作环节 1.档案的概念 2.档案的价值和作用 3.档案的基本分类 4.档案工作的八大环节 1.档案的概念 1.1档案何时产生？ 档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，它来源于人类社会的实践，与文字、文书的产生，与阶级、国家的出现有着密切的关系。 文字的产生是档案产生的重要条件之一。阶级、国家的出现，“国家进行管理工作需要比较有条理的文书”。世界上现存最古老的档案是我国商代的甲骨档案和西亚古巴比伦时代的泥版档案。 1.2“档案”一词的出现及其演变情况 据现有史料记载，“档案”一词在我国最早出现于清代。 在国外，档案一词来源于古希腊文“Archeion”。英文中，Archives、records、files都具档案的涵义，国际上较通用的是Archives。 1.3.2中国档案界关于档案定义的表述 何鲁成著《档案管理与整理》（1983年）一书认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之书。”作者指出:文件未必一一归档保存，唯须长期保存留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公文及其附件。 《档案工作》杂志1960年第11期社论对档案下的定义是：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术文件、影片、照片、录音带等等）。” 中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》（2000年）中“档案”一条释为：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 尽管国内外给档案下的定义不少于100种，到目前为止，还没有一个为国内外档案学者和档案工作者一致接受的档案定义。为什么会这样呢？ 是因为“它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。” 1.4 中外档案定义的启示 这些定义给我们如下启示： 第一，档案定义是多因素的复合体。 第二，档案定义记录了时代的烙印。 第三，认识是不断深化的。 1.5 档案的法定含义（国内目前比较认可的表述方式）： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 从以上的档案定义中，我们可以看出基本含义，包括以下四个方面的内容： 1.5.1档案的形成者多元性（档案来源的广泛性） 档案是由一定的机关、组织以及个人在社会活动中形成的。 档案的形成者大体分为三种类型： 一是官方性质的机关； 二是半官方（如大陆的海协会和台湾的海基会）或非官方性质的各种社会组织（社会团体、公司、宗教等）； 三是一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）。从上述可知档案来源具有广泛性。 1.5.2 档案是由文件材料有条件转化而来的（形成的条件性） 并非一切原始记录都是档案，文件材料转化为档案一般要具备三个条件： 第一，办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般地说是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。是同一事物的两个不同的发展阶段。档案的质量最初取决于文件的质量。 所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序，承办告一段落，不能理解为把文件中所说的事情全部办理完才算“办理完毕”。 第二，对日后社会活动有一定查考利用价值的文件有必要作为档案保存。工作和生产中形成的文件不能都转化为档案，只挑选其中一部分可作为日后参考和凭证的才保存下来。所以说，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。以现代的一般档案来说，它是