时间管理培训教案解析.ppt

* 15、管理邮件—受制于它 初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容 专时处理，关闭邮件提醒功能，电话及时回复可保私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截信息 善用附件，内容5W1H，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话 利用15-30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理下面的任务 * 16、管理电话—随意接打 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电 记录分析一周的电话情况，是否必要、授权、缩短电话时间 回复电话时问“我能为你做些什么” 让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，特定时间中午前批量打电话 * 17、充分授权——事必躬亲 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力、提升作用等 选择合适的人选进行授权，并提供支持 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题 * 18、管理会议—文山会海 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论 开会的成本很高，可用邮件代替 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等，控制在90分钟内 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人、以其他方式提供信息、只参加一部分，下午开会较好，不要定整点 * 减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式 * 减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度 缩短计划外时间 * 时间管理 Time Management 根除拖延 * 狮子型 考拉型 紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心 放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心 你属于哪种行为模式？ * 拖延者的借口 强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子 * 拖延的代价 浪费了今天? 一时工作拖延，三倍时间偿还? 逃避积极的人生? 健康不良? 待处理问题的不断增多? 长期在压力下工作的忧虑? * 动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。 解决拖延的秘诀 ---唯一的办法就是去做它 * 与拖延决战 承认：拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己 * 时间管理 Time Management 桌面整洁 * 管理好书桌才能管理好时间 建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉 * 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级 处理 A B C * 文件处理原则 每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件 * 时间管理 Time Management 锦囊妙计 * 充分利用记事本 待办琐事 物品清单 让脑子空下来，装更有创造性的事情 * 善用零星时间 通勤时间 旅途时间 等候时间 不要随便打发你的零星时间 * 背包原则 将同类的事情尽可能成批量处理 琐事也有琐事的处理方式 * 逆势操作 当别人不去做的时候我就去做 ? 每天读一点没有人读的东西 ? 每天想一些没有人想的事情 * 时间管理 Time Management 降龙十八掌 * 1、掌控每天—被牵着鼻子走 生活就象马戏团，有训兽师也有动物。 改变原有思维，找到正确的行动方法。 积极的努力行动，掌控到每天每时。 静下心来思考，更有耐心的分析。 每天做有效规划，要有次序和条理。 一次只认真做好一件事，不急于求成。 * 2、确定目标—穷于应付 把目标写下来，写下要做的事。 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多。 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。 * 3、实事求是—盲目乐观 承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。 少做过多的承诺，不要盲目乐观。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。 * 4、制定计划—贸然行动 拖拉和冒进的现象：有人马上行动——踌躇不决者易败，有人不慌不忙——欲速则不达。应该制定计划。