邮件培训第一讲启创信息公司解析.pptVIP

邮件专题培训讲座（一） 一、 邮件的重要性及注意事项 随着因特网和电子邮件在商务领域中的普及应用，电子邮件礼仪已经成为商务礼仪的一部分，并且对于客户关系成败的影响日益显著。 注意事项： 1、主题是接收者了解邮件的第一信息，使用有意义的主题可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。忌不写主题，忌主题冗长复杂，容易被对方当成垃圾邮件。 2、要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） （1）To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复 （2）而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当 如果CC的人有建议，当然可以回Email （3）而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 （4）TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。 3、慎用群组和回复全部 4、留心附件，不要漏发漏读。附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。 5、称呼：邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear?xxx”，显得很熟络。 6、主体要简明扼要，电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 7、字体及其大小，通常情况下，要使用10磅的Verdana或Arial字体，要避免华丽的风格；尽可能只发送纯文本文件； 8、使用完整联系人信息的电子邮件签名。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 9、拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 10、尽量避免幽默、随意或俚语； 11、不要使用花哨的模板。 二、 邮件的格式 (1) 开头称呼语 (the salutation)　　(2) 正文 (the message or the body of the letter)　　(3) 结尾敬语(the complimentary close)　　(4) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)　　　　　　　　(5) 附件(the enclosure) 例文： Dear ***, Thanks for your email/order/inquiry. All of our products are directly from the manufacture with authentic quality and original packages. Our products are highly praised by our customers worldwide and largely seize in market of Europe and America. So you are welcome to our website and pick up your favorites. Enjoying your easy online shopping with us. Any question, please feel free to contact us at any time. And we will reply you asap. Thanks. Looking forward to your order. Best regards/wishes, Customer Service Department 　　 三、电子邮件沟通技巧 请看几个常见的电子邮件情景，这些情景在您这样的企业中几乎每天都会出现：  1. 一位潜在客户在您的网站上看到了一些感兴趣的东西，并发送电子邮件索取详细信息。为了及时作出回应，您匆忙写了一封回