胡鸿杰教授课件资料.ppt

二、会议的方式 凡是那种有共同的议题，有公认的组织者的三人以上的正式聚会便可以被称为会议 。 （1）有共同的议题 （2）有公认的组织者 （3）有三人以上的正式聚合 那么，你为什么要开会呢？ 适于开会的情况 从其他人那里获取信息和建议； 让其他人参与解决问题或制定决策； 调查不明情况或有问题需要向其他人澄清； 有重要事情需要把大家集中到一起传达； 大家自己要开会； 有问题涉及多个部门，需要协调解决。 因此，会议具有决策、分权、交流、协调、显示和晓喻功能。 ? 与 会人 员 角色要求 主要责任 主持人 控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见，保证每个会议成员有合理的发言时间、都能发表自己的见解、明白自己应当承担的工作。 会前 确定会议目的、议事日程、与会人员、本次会议召开的时间、地点会议的文字材料 会间 创造会议和谐气氛；宣布开会、控制议程、鼓励讨论、控制并总结发言；作出决议、确认行动和责任、闭会。 会后 回顾会议情形；评价会议进展情况和结果；确信全体会议成员均已理解会议内容。 会 议成 员 通晓会议的目标、意识日程中的各个项目，明白各自在会议上所担当的角色。 会前 研究问题；提供推论缜密的论证材料；为在会议期间发挥自己的角色作用做充分的准备；记下开会的时间、地点。 会间 倾听他人观点；发表自己见解；关注讨论事项；与主持人密切配合。 会后 努力完成会上所分派的任务。 会议服务人员 把握会议的内容、主题和形式，做好会议全程的相关 见 办公室人员会议职责 阶段划分 办公室人员主要职责 说明 会前的组织筹备 1、确定会议的时间和地点 2、确定会议的参加人选 3、草拟会议日程表 4、起草会议通知 5、准备会议资料和各种会议用具 6、布置会场、安排座位 7、安排与会人员在会议期间的生活等 8、如会议需要集体留影应事先联系好9、迎接开会的客人 。 以上工作有的须经领导的审定才能付诸实施，如开会的时间、地点，会议的日程、会议文件、座位安排等。 会中的任务职责 提前到会场作最后的检查，提供茶水、与会者签名，宣读上次会议记录及本次到会的情况，协助提供有关文件、材料，传接电话，做好会议记录，把预备好的新闻稿分发给记者等。 新闻稿应事先准备好，重视会议记录，会后及时整理，并注意与主持人交流，倾听对方的意见以便在下次会议上能顺利通过。 会后的收尾工作 安排与会人员返程，清理会场，归还设备，整理记录，协助主持人做好会议总结，打印相关文稿，将会议的有关文件归档。 注意做好会议总结，在职责允许的范围内了解会议决议的落实情况让上司即使掌握情况。 确定会议时间和地点 征集会议议题 汇总及审定会议议题 印发会议通知及相关材料给与会者（含列席人员） 会议召开、会议记录 会议纪要（备忘录）整理 会议纪要由办公室主任核稿、主持人签发 下发会议决议落实通知 督办落实 归类存档 反馈给会议主持人 相关部门提供会议材料 决议执行无问题 决议执行存在问题 三、文件的方式 公文是一种管理方式 文书≥ 文件 公文 法定的制发者; 组织与个人 公认的权威和效用; 范围与时间 特定的体式和处理程序 结构与流程 ppt#6. 公文的功用 公文的功用 基本功能：管理工具（主观上） 沟通手段（客观上） 具体作用：由文件内容决定（策令、规范、宣传、组织、控制、联系、凭证…..) 公文的分类 公文的划分(载体、内容、涉密程度、办理时限、行文方向、授受关系、应用范围、生命周期…….) 公文的种类 1、《中国共产党机关公文处理条例》 2、《国家机关公文处理办法》 3、《中国人民解放军机关公文处理条例》 4、 《人大机关公文处理办法》 5、其他（企业常用文种） 《国家机关公文处理办法》 命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示适用