档案的计算机管理(适用于成都市各区市县)分析报告.docVIP

作者： 我是卧底 档案的计算机管理涉及软件应用、技术指标、硬件配置等多种武器，内容庞大。这里只讲如何使用成都地区采用的紫晶文档一体化管理系统,下面简称为AMS或者紫晶软件。根据某某市档案局制定的江湖规矩，我们出来混的都要用它。 第一招 首先要准确理解档案盒的计算机编号 1.1 档案实物（行业内称之为实体，其实就是各种卷宗、文件、材料的实物）必须编号正确，计算机档号必须如实反映档案实物的编号。 档案计算机编号相当于档案的身份证。一个凡人具有很多自然属性且无法更改，比如出生时间、性别（由于武功升级换代，现在也可以改了）等，把它们用数字代号排列出来就成为身份证，例如： 图中身份证编号:第1、2位数51就是四川，3、4位数01表示某某市，5、6位数22表示某某县，7到14明是个90后，第15、16位数00为派出所代码，17位数表示性别（偶数表示美女，奇数表示帅锅），第18位数是验证码。 档案盒的身份证与居民身份证的编号原理是一样的，只是在外包装上有些区别，档案盒的身份证格式是：A—B—C，三段式的结构。 解释：在档案实物上，档案盒的表面除了号码以外（比如1号卷、2号卷、3号卷） 全宗（单位）名称 1 中共某某县委 2 中共某某县委党校 3 某某县档案局 4 某某县总工会 5 某某县妇联 6 共青团某某县委 7 某某县政府 8 某某县科委 9 某某县计委 10 某某县经委 11 某某县物委 没有户口的同志问：亲，俺们单位没有全宗号怎么办？ 回复：全宗号是由县级档案馆指定，只有那些必须把档案移交给县级档案馆保存的单位，才会分派给这些单位全宗号。所以站、所、院、校等2级单位、村、社区等个体户们暂时是没有全宗号的，倒不是档案馆忘记给你们发证了。 没户口的同志又问：没有全宗号，但是计算机在录入编号时仍然要求录全宗号，咋个办捏？ 回复：可以用单位简称（中文）或者英文缩写代替。举例：下图的计算机编号可以写为神马公司—001—001或SMGS—001—001。 再问：神马公司暂时没全宗号，于是用中文简写代替，并且录完了2014年前的所有档案。但14年气候突变，公司升格了被列入移交进馆名单，咋个办捏？ 回复3： 如果神马公司被进馆，档案馆就会为其分派一个全宗号。比如：神马公司被指定为914号全宗，那就到紫晶软件中把原来的编号“神马公司—001—001”替换成“914—001—001”。替换步骤由计算机程序一次性完成，这招叫做“批量处理”，至于这招怎么练，请看后面章节。 1.2 目录号（计算机编号中的第二段） 好多同学问：目录号是神马意思？怎么编？ 回复1：假设你是个很有情趣的土豪，自建了一个图书馆，收藏各种小说10万本。每本书当然都有书名，如《三国演义》、《白鹿原》、《哈利波特》……。这么多书要方便寻找，就要把书名抄下来汇总成一本小说书查找工具，这种工具叫做图书目录。但是10万本书就有10万个书名，就算一页A4能抄20个书名，这本图书目录也有5000页那么厚，哪里翻得动。所以必须把图书目录分册建立，每册有100页左右厚度抄2000个书名就差不多了，总共会形成50册图书目录。由于他们的名字都叫做图书目录，为了区别开来，需要分别编写一个代号，称为1号图书目录、2号图书目录、3号图书目录……以此类推下去，目录号就是这么来嘀！实际生活中大型图书馆以千万册书计，图书目录远远超过50册。 档案上的目录号和图书目录号是一样的原理。图书目录用来记录书籍名称和对应的编号，档案的案卷目录（注意！不是归档文件目录，也不是卷内文件目录）用来记录每一个档案盒的封面标题（即案卷标题，类似于小说的名字一样）和对应编号。若干个案卷封面标题汇总起来（比如500盒案卷），就成为一本案卷目录了。如果一个单位里面有10万册档案，那就有许多本案卷目录，分别是1号案卷目录、2号案卷目录、3号案卷目录……。 以下是市场准入条款： 1、目录号必须用阿拉伯数字编写，位数无规定。有些单位档案数量多，导致档案目录也多，可以采用较大的位数（比如3位数）编制。 2、重婚是违法行为！在一个单位内（准确说是一个全宗内），不能出现重复的目录号。用过的就不能再用啦！ 3、目录号不适用于归档文件目录（因为后者是单份文件的管理方式，不需要案卷标题）。 4、择偶条件：目录号用于会计档案、基建档案、设备档案、村级公共服务和社会管理档案、科研档案、教学档案、科研档案等以案卷形式管理、能产生案卷标题的档案种类。 第二招 怎么录入档案盒的计算机编号 2.1 只录入一个档案盒时 2.1.1 点击人工归档 2.1.2 在档号框中录入档案盒的计算机编号 2.1.3点