12顾光盘档案整理(正式版).pptVIP

光盘档案的整理 2007年5月 一、概念 光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中形成的有保存价值以光盘为保存载体的档案。 二、归档范围 主要包括本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件 三、归档时间 一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作 有些如数码照片、数据库等办理结束后就可随时归档 四、归档要求 1、由各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案部门统一编号 2、归档的光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性检验、完整性准确性等。 3、归档使用的光盘的性能质量应符合较长期限保管的要求 五、保管期限 光盘档案的保管期限一般为长期或永久 六、整理 （1）、分类 各单位根据实际情况选择恰当的分类方法 在企业分类体系中增加一级类目特殊载体类 我们可把光盘设置为二级类目，如果单位光盘数量较多我们还可设置三级类目，参照（十大类或按问题设置） 光盘较少可只设二级类目，不设三级类目 例：一个单位有文书类电子文件、各类型数据库、数码照片、视频等光盘,而且数量较多且每年都产生。 A、光盘档案则可按问题设置三级类类目 我们可把光盘分为文书类电子文件、数码照片、数据库、视频四类光盘档案 K.3.11 文书类电子文件 K.3.12 数码照片 K.3.13 数据库 K.3.14 视频 B、如果说这个单位光盘数量不多，且每年也不一定都有光盘产生，我们可只设到二级类目，也就是文书类电子文件、数据库、数码照片、录像等光盘等作为一个类来处理 K.3 特殊载体光盘档案 在企业档案分类体系中不单独设置类目 按光盘内容对应大类进行分类编号 0.d 表示党群工作类光盘 1.d 表示行政管理类光盘 其余各类类似 （2）排列及编号 在企业分类体系中增加一级类目特殊载体类 在最低一级类目内按光盘形成时间编制案卷流水号 例一个单位有文书类电子文件、数码照片 A、文书类电子文件光盘档案从“1”开始编一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列 B、数码照片光盘档案从“1”开始编一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列 文书类电子文件光盘档案 年度 2002 2003 2004 时间 1月 -12月 1月-12月 1月-12月 案卷号 1-25 26-50 51-80 K.3.11-001 一直编到 K.3.11-080 数码照片光盘档案 年度 2002 2003 2004 时间 1月 -12月 1月-12月 1月-12月 案卷号 1-12 13-38 39-68 K.3.11-001 一直编到 K.3.11-068 例：一个单位的光盘有录音和录像两种，但因为数量较少，我们就作为一个类来处理 光 盘 档 案 年度 2002 2003 2004 问题 录音、录像 录音、录像 录音、录像 时间 1月 -12月 1月-12月 1月 -12月 1月-12月 1月 -12月 1月-12月 案卷号 1-12 12-25 26-38 39-50 51-68 69-80 K.3-001 一直编到 K.3-080 在企业档案分类体系中不单独设置类目 在每个大类内按光盘形成时间顺序编制案卷号 例：党群工作类有光盘3卷 0.d-001 0.d-003 行政管理类有光盘5卷 1.d-001 0.d-005 （4）组卷 光盘档案的组卷有二种形式 A、以单张光盘为一卷，光盘号就是案卷号 一张光盘作为一卷，必需要有良好的外包装，一般采用优质透明塑料盒，不得用塑料薄膜纸包装 在光盘包装塑料盒上贴上标签，位置在正面左下角或盒脊下部