第七章第三节提高公文处理效率的方法.pptVIP

公文处理程序  （1）签收 →（2）登记 →（3）拟办 →（4）批办 →（5）承办 →（6）催办 二、办文阶段 交拟→议拟→撰拟→审核→签发→ 三、发文阶段 →签发→印制→用印→登记→发文 第三节 提高公文处理效率 的方法 一、影响公文处理的效率的不利因素分析 公文传递是公文处理的一项基本任务。 公文传递的方式主要有：电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、 邮政传递和直接投递等三种方式。 公文运转周期=传递时间+办理时间 1．公文传递环节因素的影响 （1）传递不及时； （2）传递环节过多； （3）传递程序繁琐。 2．公文办理环节因素的影响 （1）来文质量不高。 （2）拟办质量不高。 （3）催办不及时。 二、提高公文处理效率的方法 1．公文处理规范 （1）做到办文环节规范。 （2）做到办文顺序规范 （3）做到办文的形式和方法规范。 2．办文讲究时效 ① 强化时间观念。 ② 缩短运转周期。 ③简化办文程序。 3．建立办文奖惩制度 （1）建立岗位责任制 （2）建立考核评比制度 （3）建立奖惩制度 4.办公自动化 （1）配备要实用 （2） 效率要提高 （3）人员专业化 办公自动化 1．办公自动化对秘书的公文处理工作的重大意义 （1）办公自动化能极大地提高公文处理的效率和办文质量 （2）办公自动化改变了传统的办公方式 2．办公自动化建设的基本原则 （1）配备原则 （2）效率原则 （3）技术原则 问题1：在农村乡镇，因文件传递渠道不畅，会产生怎样的结果？ 分析：农村乡镇是党和政府的农村政策实施的主要阵地，如果相关的政策性文件不能“下达”，农民因为不能及时掌握与自身密切相关的政策措施，常常会误解、抱怨，甚至因此滋生干群矛盾，也影响了广大农民致富奔小康的步伐。 问题2：为什么说向农民开放“阅文室”后，机关办事效率得到提高？ 分析：（1）农民查阅到这些“原汁原味”的“红头文件”，心里更了解了党的政策，干群关系更加融洽； （2）农民群众在“阅文室”查阅文件时，顺便将落实文件精神过程中碰到或可能碰到的疑难问题及时进行反馈，便于党委、政府适时调整工作。 【课堂小结】 本节内容分析了影响公文处理效率的种种不利因素，同时又对症下药，提出了加快公文周转、提高公文处理效率的多种方法。 重点介绍了办公自动化对提高公文处理效率用。 通过本节的学习，同学们应该明确秘书人员的工作职责，既要严谨务实，又要不断地接受新的事物，学习新技术，争取早日成为一名具有现代意识和创新精神的文秘人员。 本节提纲 一、影响公文处理的效率的不利因素 1．公文传递环节因素的影响 2．公文办理环节因素的影响 二、提高公文处理效率的方法 1．公文处理规范 2．办文讲究时效 3．建立办文奖惩制度 4. 办公自动化 当堂检测 一、选择题 1．构成公文运转周期的两个要素是（ ） A．办理时间 办复时间 B．批办时间 办复时间 C．传递时间 批办时间 D．传递时间 办理时间 2．不属于公文运转周期过长因素的一项是（ ） A．登记延误了公文的周转 B．传递环节繁多 C．传递程序繁琐 D．各环节之间传递不及时 3．加快公文传递速度的一个重要手段是（ ）A．拟办 B．注办 C．批办 D．催办 4．在承办公文时，科学安排承办次序所依据的原则是（ ） A．时效原则 B．主次缓急原则 C．先党后政原则 D．意义大小原则 5．下列有关办公自动化的表述，错误的一项是（ ） A．办公自动化的关键是设备的先进性、精密性。 B．办公自动化目前迫切需要解决的安全问题是计 算机病毒和机密信息的数据安全 C．在办公自动化环境中，文秘人员必须具有先进的管理意识。 D．在公文的处理与管理中，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥其应用。 思考：办公自动化对公文处理有何重大意义？ 答：（1）办公自动化能极大地提高公文处理的效率和办文质量办公自动化的核心任务是为办公人员对各种信息进行采集、存储、处理、传输，而这也正是秘书人员工作的主要任务。据统计，秘书工作采用办公自动化后，秘书人员可节省80%的时间，部门工作效率提高2 至3 倍。 （2）办公自动化改变了传统的办公方式现代的办公理念是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学，应用于现代办公事务的一项综合技术。通过信息收集、加工、传输、存储等环节，为各领域各层次的办公人员提供所需要的各种信息。办公自动化改变了人们传统的工作方式及生活方式，掀起了办公领域的一