秘书基础与实务任务资料.ppt

秘书基础与实务 任务1　 秘书与秘书工作机构 秘书基础与实务 任务1　 秘书与秘书工作机构 任务2　 秘书应具备的基本条件 任务3　 秘书如何处理人际关系 任务4　 秘书如何进行沟通协调 任务5　 秘书的日常事务工作 任务6　 秘书的参谋信息工作 任务7　 秘书的事务运作(一) 任务8　 秘书的事务运作(二) 任务9　 秘书的事务运作(三) 任务10　秘书如何进行文书与档案管理 任务1　 秘书与秘书工作机构 1．1 秘书的分类及其特征 1．2 秘书的作用 1．3 秘书工作机构的性质和任务 1．4 秘书工作机构的设置与群体管理 情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝 1．1　秘书的分类及其特征 1．1.1　关于秘书的概念 1．1.2　关于秘书的分级 1．1.3 关于秘书职业化 我国秘书职业化的特征: (1)服务对象多元化。 (2)业务工作专门化。 (3)劳动价值商品化。 (4)商务秘书女性化。 (5)资格认证制度化。 1．1.4 关于秘书的特征 1.秘书活动的基本特征 (1)从秘书工作的主体看，秘书活动具有政治性和专业性。 (2)从秘书工作的性质看，秘书活动具有辅助性和服务性。 (3)从秘书工作的内容看，秘书活动具有综合性和系统性。 (4)从秘书工作的产生和发展看，秘书活动具有社会性和历史性。 2．秘书职业的新特征 (1)秘书工作手段方式发生转变。 (2)秘书的参谋作用空前加强。 (3)秘书工作由封闭型向开放型转变。 (4)秘书的领域有所拓展。 (5)秘书工作服务对象的多元化。 (6)秘书职业出现女性化倾向。 1．2 秘书的作用 1．2.1 秘书的辅助决策作用 1．2.2 秘书的参谋作用 所谓参谋，主要是指参与对领 导者决策及决策实施领导活动的运筹 谋划活动。就参谋助手而论，秘书既要参 与决策，又要办理事务；既要认真仔细地做 好办文、办会、办事等事务服务工作，确保 领导工作正常运行，又要做好信息调研 ，督促检查，综合协调等政务服 务，为领导决 策及其实施 提供参谋作 用。 1．2.3 秘书的协调作用 其主要内容有： 一是政策协调。 二是决策协调。 三是事务协调。 秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。 一是法律方法。 二是行政方法。 三是经济方法。 四是疏导方法。 1．2.4 秘书的检查督办作用 秘书的检查督办可以简称为督查，是行政管理过程中的一种领导行为。督查是决策落实的“第一推动力”，是整个领导行为中的一个关键环节。 1．2.5 秘书的沟通作用 秘书的沟通作用，是指传递某些信息而使他人在思想和行为方面发生变 化的过程。 技能训练:见PPT13 1．3 秘书工作机构的性质和任务 1．3.1 秘书工作机构的地位 1．秘书工作机关 中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的工作机构。 它承首脑机关之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权利。 中央的秘书工作机构还有权制定秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作。 故通常被称为“秘书工作机关”。 2．秘书工作部门 中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构虽也配置一定的人员和设备，工作也是既分工又合作，但对领导部门或领导人的从属性更为明显。 它往往在领导的直接指挥下收集信息，传达指令，辅助管理并从事一般文书、事务工作，通常被称之为“秘书部门”。 1．3.2 秘书工作机构的性质 秘书工作机构(或秘书部门)由其职能决定，具有： 秘书工作机构的职能和原则要求： 1．3.4 秘书工作机构的工作原则与要求 1．制定秘书工作的各项制度和标准 2．明确职责、权限、目标和任务 3．分清主次、有条不紊 4．科学地安排工作程序 5．准确细致，切实无误 6．忠于职守，安于职分 7．迅速果断，讲求实效 8．加强教育管理，不断提高素质和能力 1．4 秘书工作机构的设置与群体管理 1．4.1 秘书机构的设置原则 1.适应性原则 2.精简原则 3.高效性原则 4.相对稳定原则 1．4.2 秘书工作机构的名称