秘书学第二章资料.ppt

4．秘书是“领导高参” 这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用，过分夸大了秘书角色的作用。我们提倡秘书角色在很好地完成自己各项事务性工作的前提下，尽可能地发挥自己的聪明才智，多为领导提供一些可供选择的优化方案或者有用信息，以便适当合理地发挥参谋作用。但是，这绝不意味着让秘书角色将工作本末倒置，忽视办事职能，过分强调参谋作用，专门为领导出主意、想办法。秘书工作的基本任务是辅助管理，把领导从繁杂的事务中解脱出来。把秘书角色说成是领导的专职高参，甚至说成“智囊团”、“思想库”，是非常有害的。 二、秘书角色错位的表现 1．关系越位 工作中有的秘书以领导的角色或假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使，造成关系越位。 2．工作越位 工作中有的秘书处于把工作做好之心，抢着去做本应由领导出面处理的事，结果给领导帮倒忙，造成工作越位。也有的秘书为出风头而造成工作越位。 3．表态越位 有些秘书在未经领导授权或授意的情况下，就对某些问题进行决定性表态，给领导工作带来被动甚至不良的影响，造成表态越位。 4．社交越位 秘书经常陪同领导参加一些社交活动，有些秘书不能够自觉地甘当配角，不注意突出领导，造成社交越位。 造成秘书角色错位的原因在于对秘书角色的认识与理解不正确，对秘书角色与领导角色的关系的把握不准确，再加之一些人从业动机不纯，个人主义意识强烈，过分地看重自己的利益，。 项目三 认知秘书的角色意识 案例： 小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。 * * 项目三 认知秘书的角色意识 所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。 * * 项目三 认知秘书的角色意识 思 考： 王秘书在接待工作中的表现合适吗?为什么？ 王秘书在整个接待工作中应该怎么做? * * 三、秘书角色意识的培养 鲜明而正确的角色意识是从事秘书职业的灵魂所在，没有正确的角色意识，秘书就不能在工作中积极发挥主观能动性，就不会形成乐业、敬业的精神，甚至还会偏离职业轨道。要想成为一名合格的、优秀的秘书，就必须培养自己树立正确的角色意识。 1．责任意识 2．服务意识 3．服从意识 4．主体意识 5．公关意识 6．形象意识 7．纪律意识 项目三 认知秘书的角色意识 案例 公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌，进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。 * * 项目三 认知秘书的角色意识 中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透点消息吗?这次我们销售部的人事是怎么变动的?咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几旬好话。”张秘书一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只能回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长对她的回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧!”张静只好说：“田科长，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，张秘书说的话一半是真的，